【2024年最新】エクセルで経費精算書を作る方法とは？注意点やテンプレート作成のポイントを解説

目次
• 経費精算とは
• 経費精算書とは
• 経費として認められる費用
• 経費精算書に必要な項目
• 経費精算書の作成で注意すべき点3つ
• エクセルで経費精算書を作成する方法
• エクセルで経費精算書のテンプレートを作成する際のポイント
• エクセルで経費精算を行うメリット
• エクセルで経費精算を行うデメリット
• エクセルではなく経費精算システムを使う企業が増加中
• まとめ

経費精算とは

経費精算とは、従業員が事業に関係する物やサービスを自身のお金で立て替え、事後に会社に申請することで払い戻してもらう手続きのことです。従業員は立て替えた購入物が事業に関係するものであることを証明するために、領収書などの証憑類を提出しなければなりません。申請が経理や上司に承認されれば払い戻しを受けられます。

経費として認められるのは宿泊交通費、文具などの備品、通信費、接待費などです。支払いは現金、クレジットカードなど、会社の規定に沿った方法で行います。

経費精算書とは

経費精算書とは、従業員が経費や交通費などで立て替えた金銭の払い戻しを受ける際に、会社に提出する書類です。立て替えるたびに領収書を提出するのは手間がかかるため、1枚の用紙に日付や内容、金額、支払先などを記録し、領収書を添付して提出するのが一般的。清算書を提出するタイミングは会社によって異なりますが、毎月10日などの規定を設けているケースが大半です。

経費精算書の種類

経費精算書の種類には「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」「旅費精算書」「交通費精算書」「立替経費精算書」などがあります。仮払とは、経費が実際にいくらかかるのかわからない段階で、あらかじめ概算で支給する現金のことです。仮払を受けるには仮払経費申請書を提出する必要があります。

仮払経費清算書は、実際に支払いをしたあとに正確な金額を報告し、仮払の現金に過不足があった場合の清算などに必要です。出張旅費の精算を行う際には、経費清算書が必要になります。

以上のように、面倒ではありますが、経費の使用目的や精算方法によって用いる書類が異なるため、注意が必要です。

経費精算書のルールと保管期限

経費精算書に記載できるのは経費として認められるものだけです。私物の購入費を経費として申請することはできません。仮に経費に該当しないものを申請した場合は、業務上横領になる可能性もあるため十分に注意してください。

また、立て替えの際も個人利用のサービス、物品の購入費と経費をしっかり区別しておく必要があります。なお、経費清算書を提出する際には、領収書等証憑書類を添付しなければなりません。経費清算書と証憑書類の原本保管期限は、7年間と決められています。

経費として認められる費用

経費として認められる費用は、企業活動に必要なコストに該当するものです。電車やバスの交通費、取引先との接待交際費、事務用品などの消耗品、電話・インターネットなどの通信費、PC・営業車などの減価償却費、オフィスの家賃・水道光熱費、チラシ・CMなどの広告費、修繕費、保険料、寄付金、福利厚生費などが該当します。

ここで上げたもの以外でも、経費と認められるものであれば申請は可能です。

経費精算書に必要な項目

経費精算書に必要な項目は部署、氏名、申請日、経費発生の日付、内容、支払先、金額、領収書添付欄、備考などです。経理や上司の決裁が必要な場合は捺印欄も設ける必要があります。必要な項目は会社によって異なるため、テンプレートを活用する場合は自社の規則に併せてカスタマイズしておきます。

金額についても税込み、税抜きなどは会社ごとにルールがあるため要注意です。精算の際には必要事項をすべて記載して提出します。抜け漏れや社内規定に沿わない経費精算は差し戻しになるため、提出の際は十分注意するようにしましょう。

経費精算書の作成で注意すべき点3つ

経費精算書の種類やルール、必要な項目などについてわかったところで、経費精算書の作成する際に注意すべきポイントを3つ紹介します。

金額にミスがあるのは絶対NG

経費精算書を作成する際には、金額などの内容に必ずミスの内容に注意しなければなりません。手書きの場合のみならず、エクセルで作成している場合も金額ミスは多いもの。そもそもの表計算式を誤っており、数字が一致しないこともあるでしょう。また、細かく科目を分けずにまとめた金額で記入してしまっているなんてこともあるかもしれません。

もしもミスがある場合には、可能な限り早く気づくことがベター。経理担当者によるチェックの負担をなるべく抑えるためにも、できる限り金額や内容のミスがないように注意し、見直すよう心がけてください。

曖昧な規定については相談する

諸費規定にきちんと明記されていないような費用について経費精算を行いたい場合、自分に都合がいいように勝手に捉えてしまうのはNGです。「規定に明示されていないのだから、個人の判断で問題ない」と開き直ってはいけません。経費申請書を作成する際に、規定について曖昧な部分があることに気づいた場合は、どのように対応するべきなのか上司に相談してから作成しましょう。曖昧であるが故、複数人によって規定の解釈方法が異なっており、どうするべきかわからないという場合にも報告が必要です。規定の曖昧さにつけ込んで自分勝手に解釈し、無理に経費として申請するのはやめましょう。

まとめて行わない

経費精算書を作成する際には、まとめて行わないように心がけることも非常に重要です。
「忙しいから後で精算書を作ればいいや」と経費申請を後回しにしている人も多いのではないでしょうか。しかし、経費精算をまとめて行うことは、経営担当者の負担増につながってしまいます。まとめて申請することによって経費精算書のミスが多くなるだけでなく、一気に処理しなければならない書類の多さから経理担当者の作業も増えるでしょう。
そのような事態を防ぐためにも、経費申請書はこまめに作成して申請し、できる限りミスや手戻りのないように配慮することが重要です。

エクセルで経費精算書を作成する方法

経費清算書は、エクセルで作成することが可能です。以下では、エクセルを用いた経費精算書を作る流れについて解説します。

①1ヵ月分の領収証を内容ごとに分類する

経費清算書を提出する際は、領収書などの証憑書類を添付しなければなりません。領収書は経費を裏付ける重要な書類に当たるため、経費清算書を作成する1ヵ月分の領収証を内容ごとに分類します。領収書は基本的に清算書の裏側に貼り付けて提出する形です。

②勘定科目ごとに分ける

領収書を分類したら、更に勘定科目ごとに分けましょう。勘定項目は会議費、広告宣伝費、交際費、旅費交通費、支払手数料、水道光熱費、地代家賃、租税公課、消耗品、通信費などです。勘定項目の中でも、とくによく使う経費だけを分類し、使わないものはその他としてまとめることも可能です。勘定項目の処理についてはあらかじめ社内で話し合い、統一しておきましょう。

③経費精算書に記入する

立替経費を勘定項目ごとに分類できたら、実際に経費精算書に記入します。記載内容は部署、氏名、申請日、日付、内容、支払先、金額などです。経費精算が1ヵ月分できたら、会計処理も1ヵ月分まとめて行います。

エクセルで経費精算書のテンプレートを作成する際のポイント

エクセルで経費精算書のテンプレートを作る際には、いくつか気を付けるべきポイントがあります。ミスがある場合は最初から作り直すことになってしまうため、作成する際は次の3つの点に注意してください。

記入が必須の項目にマークをつける

経費清算書のテンプレートを作る際は、記入が必須の項目にはマークをつけておきましょう。必須項目に記載漏れがあると差し戻しになる恐れがあります。マーク以外の部分でも、色を変えるなど目につくように注意を促す工夫をしましょう。

金額の計算を自動化する

経費清算書をエクセルでテンプレート化する場合は、金額の計算を自動化しておくと便利です。複数項目の合計金額を都度自力で計算するのは非効率な上、計算ミスが発生する恐れがあります。ミスがあれば差し戻しになる上、経理部門の負担も増えてしまうため、できるだけ計算は自動化しておくべきです。

ダブルチェックする体制をつくる

経費清算書のテンプレートを作成する際は、ダブルチェック体制を整えておくことも大切です。経費精算は間違いが許されない業務であるため、正確に行わなければなりません。また、経費の不正申請を防ぐ意味でも重要です。経費の不正利用は横領や脱税にもつながるため、絶対に防止しなければなりません。ダブルチェックは上司と経理が行うなど、しっかり確認が行われるシステムを構築しておきましょう。

エクセルで経費精算を行うメリット

ここからは、経費精算システムとエクセルのどちらを利用するか迷っている方に向けて、エクセルで経費精算を行うメリットについて解説します。

手書きの文字より見やすい

エクセルで経費精算する場合、少なくとも手書きの文字よりは見やすいです。記入者が丁寧に読みやすく書いたつもりでも、経理担当者にとって読みやすいとは限りません。経費清算書が読みにくければ、それだけ処理にも時間がかかります。一方で、エクセルなら誰が入力しても綺麗なフォントで印刷されるため、担当者にとっては読みやすくスムーズに処理できるはずです。手書きと比べると、業務効率化の観点ではメリットがあると言えます。

ソフトを購入する必要がない

通常、エクセルはWindowsのPCに標準装備されています。大抵はどこの会社でも利用されており、あらためてソフトを購入する必要はありません。一方で、経費精算システムには導入費用や運用コストが発生します。ソフトを選ぶのにも手間がかかりますが、エクセルならその心配はありません。

コストを抑えられる

経費清算書をエクセルで作成する場合は、基本的に費用をかけずに導入できます。前述したように、エクセルは一般的な企業では業務に必要不可欠なため、すでに導入しているケースがほとんど。経費清算書を作成するためだけに新たに買い足す必要はなく、操作面の教育コストもかかりません。また、ネット上で提供されている無料テンプレートも多いため、ダウンロードして活用することが可能です。エクセルの利点は、導入ハードルの低さにもあるでしょう。

エクセルで経費精算を行うデメリット

エクセルで経費精算を行うメリットがある一方で、デメリットもあります。導入する際は次の3点に注意してください。

ミスが起こりやすい

エクセルで経費精算する場合は、ミスが起こりやすいのが難点です。計算は自動でできても、入力は自力で行わなければならなりません。人間が手作業で行う以上、完全にミスを排除するのは困難です。また、不正申請を防止する機能がないため、経費の水増し請求など可能となってしまいます。ミスや不正を防げない以上は、経理担当者や上司が厳重にチェックする必要があるでしょう。

エクセルのノウハウが必要

エクセルで経費清算書を作る場合は、当然のことながらエクセルのノウハウが必要です。とくに関数やマクロなどのスキルがないと、使いやすい経費清算書を作るのは困難でしょう。普段からエクセルを活用している方なら簡単に作成できますが、エクセルに慣れていない場合は途端に難易度が上がります。また、仮にシステムを構築できたとしても、担当者が異動になった場合は技術を引き継げる後任者が必要です。担当の力量によって作業効率が変動してしまう点はデメリットだと言えます。

機能が限定的

エクセルは非常に便利な表計算ソフトですが、経費精算システムと比べると機能は限定的です。必要項目を自身で編集しなければならないため、精算時にカバーできない部分が生じることがあります。また、データ量も小さい企業であれば対応できますが、大企業の場合はエクセルではカバーしきれません。運用に問題が生じた際はマンパワーで対応しなければならず、業務効率が低下する恐れもあります。

エクセルではなく経費精算システムを使う企業が増加中

経費精算にはエクセルのテンプレートを活用できますが、近年では経費精算システムを利用する企業も増えています。エクセルは普及率が高く、テンプレートを簡単に作れますが、承認作業に手間がかかるのが難点です。また、不正防止や保管に関する機能がないため、別途対策を行う必要もあります。

一方で、経費精算システムを導入すれば、入力作業と承認作業を効率化させることが可能。不正申請も簡単にチェックできるため、コンプライアンスの強化にも効果的です。さらに、データの一元管理や領収書の保存も可能なため、導入することで経費精算作業を大幅に効率化できるでしょう。

予算に余裕がある場合は、経費精算システムを利用するのがおすすめです。別記事「経費精算システムを徹底比較」では、詳しい選び方や、2024年最新のおすすめ経費精算システムについて解説しています。システム導入を検討したい担当者はぜひご覧ください。

まとめ

経費精算書の作成にはエクセルが便利です。入力数値を自動計算できるため、入力する部分さえ間違えなければ、計算ミスは防げます。また、エクセルは一般的にオフィス向けのWindowsに標準搭載されているため、導入コストもかかりません。関数などを使いこなせれば、社内規定に沿った運用に適した経費清算書を作成できます。一方で、入力ミスの恐れや水増し請求のリスクなど、注意しなければいけない点があるのも事実。経理担当者が変わった際は、使いこなせなくなる恐れもあります。

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