予算管理システムとは？おすすめ機能・メリット・デメリットを解説

目次
• 予算管理システムとは
• 予算管理システムのおすすめ機能一覧
• 予算管理システムを導入するメリット
• 予算管理システムのデメリット
• 予算管理システムを選ぶポイント
• まとめ：メリットが豊富な予算管理システムを導入しよう

予算管理システムとは

予算管理システムとは、企業の予算計画の立案から評価・分析を効率的に進めるためのシステムです。各部署の予算を一元管理し、企業全体の予算を整合の取れた状態で把握できるため、精度の高い予算計画の策定ができます。

実際に予算管理システムによる経営データの利活用において、多くの企業が効果を実感しています。株式会社ログラスが、売上10億円以上の企業の経営層450名、経営企画担当450名、計900名を対象に実施した「経営領域におけるデータ活用や賃上げの実態・課題に関する調査」によると、ツールを導入している企業のほうが、ツールを導入せずにデータ分析している企業と比較してデータ活用効果を感じていることがわかりました。

※出典：株式会社ログラス『経営領域におけるデータ活用や賃上げの実態・課題に関する調査』

また同調査では、予算管理システムの導入率は23%と低いことがわかっています。

しかし、経営管理にまつわるツールをまだ導入していない企業のうち、76.4%は「非常に導入したい」「やや導入したい」といった導入に前向きな意見を持つこともわかりました。

以上の調査から、経営に関するデータを効率的に管理・活用できる予算管理システムは、実際に導入効果を実感している企業が多く、その需要が高まっていることもわかります。

予算管理と似た言葉で「予実管理（よじつかんり）」があります。予算管理と予実管理は、どちらも経営管理の重要な視点ですが、目的や実施期間が異なります。ここでは、それぞれの違いを解説します。

予算管理は、予算目標を達成し企業利益を確保するために予算を管理することです。予算管理は利益確保のため、企業活動中は常に行う必要があります。

一方で予実管理は、予算計画と実績を比較して判明した問題点（予実ギャップ）から、予算の再編成を行うことです。予算計画ありきの管理・分析になるため、期中では今期の目標達成のために、期末では来期の予算目標達成のために主に実施されます。予算管理システムでは、予実管理も含めた総合的な予算管理が可能です。

予算管理システムのおすすめ機能一覧

ここでは、予算管理システムのおすすめ機能を解説します。

予算管理システムにおけるデータ収集・管理機能は、各部署の予算データを一元管理できます。データはリアルタイムで更新されるため、常に最新の情報に基づいた予算管理が可能です。これにより、精度の高いデータに基づいた意思決定が期待できます。

予算計画策定機能では、過去の実績や市場のトレンドを考慮して、具体的な予算案を作成します。このプロセスには、費用の見積もり、収益予測、予算配分が含まれ、組織の戦略的目標に沿った効率的な予算計画が策定されます。

シミュレーション機能では、複数のシナリオを考慮した予算を事前に比較・評価できます。たとえば、経営層が決めた予算で目標設定する「トップダウン方式」と現場の意見をまとめた「ボトムアップ方式」でのシミュレーションも可能です。

予算の状況をリアルタイムでモニタリングできます。そのため、計画との乖離が生じた際には迅速な対応が可能です。現場責任者と経営層が共に原因を探り、改善策を議論することで予算を再編成できます。

実際の支出と予算計画との比較分析を行い、どの部分に予算の過不足が生じているかをグラフ化して分析できます。また、営業担当者が入力した活動報告はリアルタイムで反映可能。経営層がすぐに判断し、システム内で改善指示を出すことも可能です。

期中に大きな変化があった場合は、予算の再編成も可能です。景況感の変化や組織に大きな変化が生じた際に、改めてシミュレーションを行い新予算を再編成します。予算の再編成機能を利用することで市場環境に迅速に適応し、企業の利益を最大化させます。

来期の予算計画立案機能では、今期に蓄積したフィードバックや目標達成状況を踏まえ、来期の新たな予算案を策定します。将来の市場予測と企業の戦略的目標が組み込まれ、組織の利益を最大化するための計画が提案されます。過去の教訓を活かしながら来期予算計画が策定できるため、組織全体の成長が促進されます。

以上、予算管理システムの機能を紹介しました。自社に合った機能を搭載した予算管理システムをお探しの方は、以下のページがおすすめです。「使いたい機能」からご希望の機能を選択するだけで、おすすめの予算管理システムを絞り込むことができます。ぜひ一度お試しください。

予算管理システムを導入するメリット

ここでは、予算管理システムを導入する以下のメリットについて解説します。

予算管理システムを導入することで、Excelでの管理よりも精度の高い予算管理が可能です。各部署のデータを一元管理して全体予算の整合性を保つことで、予実ギャップの分析・特定の正確性を高めます。

予算管理システムでは、長期的な経営計画の立案にも優れています。シナリオ分析機能では、異なる経営環境下での対応策を事前に想定可能。柔軟なシミュレーションをすることで、リスクを最小限に抑えた長期的な意思決定を行えるメリットがあります。

予算管理システムの管理画面ではリアルタイムで予算や経営状況のデータを把握できるため、迅速な意思決定が可能です。営業担当者が入力した顧客情報を経営層はすぐに確認・フィードバックできるため、顧客満足度の向上にも貢献します。

予算管理システムでは予算の状況を常にモニタリングできるため、事業の進捗や市場環境に応じて柔軟に予算を再編成できます。たとえば、月ごとに予実ギャップを可視化することで、期中であっても予算の修正が可能。原価高騰や為替変動で予算を見直さないといけない場合に効果的です。状況に応じて予算の再編成を行うことで、数値目標達成に向けた予実管理ができます。

予算管理システムでは、予実管理の属人化を防げます。従来のExcelでの予実管理とは違い、シートの管理フォルダを探すのに時間をかける必要はありません。システム上で一元管理されたデータをどの従業員でも閲覧できるので、予実管理業務の引継ぎ作業もスムーズにできます。加えて、人材の入れ替わりによる予実管理の精度が低下するリスクも防げるでしょう。

予算管理システム導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。以下のボタンからいくつかの質問に答えるだけで、希望要件に合った予算管理システム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

予算管理システムのデメリット

多くのメリットがある予算管理システムですが、一方で以下のようなデメリットもあるため注意が必要です。

予算管理システムのもう一つのデメリットは、定量的な分析に偏りがちになることです。予算管理システムの利用者は、数値やデータに基づく詳細な分析を行いやすくなる一方で、定性的なデータ管理がおろそかになってしまうことも。そのため、定量的なデータを見た各担当者の意見交換の場を設けなければならず、コミュニケーションコストが負担になることもあります。経営者やプロジェクトリーダーは、予算管理システムを適切に活用しながらも、定性的な視点や担当者の経験を加味した、総合的な判断を行う必要があります。

このような課題には、定性情報を追加できる機能の付いた予算管理システムがおすすめです。予算管理表など経営会議で使うレポートに直接コメントを残せるため、定量情報と定性情報の一元管理が実現します。コミュニケーションコストが軽減され、意思決定の過程がスムーズになるでしょう。

予算管理システムの導入には専門のコンサルタントによる初期設定サポートが含まれることが多く、初期費用が高額になることがあるため注意しましょう。費用対効果の高い予算管理システムを導入することで、長期的にみるとコストの低減が期待できます。サポート内容とシステム導入に割ける社内の人的リソースを加味して、検討することがポイントです。

なお予算管理システムの料金は、以下の記事で詳しくまとめています。料金相場や価格の安いおすすめの予算管理システムも紹介しているので、興味のある方はこちらもぜひご覧ください。

予算管理システムを選ぶポイント

ここでは、予算管理システムを選ぶポイントを解説します。予算管理システム導入時には、以下のポイントを参考にしてみてください。

予算管理システムの導入と運用中には様々な疑問やトラブルが発生する可能性があります。そのため、24時間365日のサポート、チャットや電話でのサポート対応、質の高いFAQやオンラインヘルプが充実しているかどうかを確認しましょう。提供会社によっては、公認会計士がサポートチームにいる場合もあり、専門的なアドバイスを直接受けられます。

また、サポートの範囲についても事前に把握しておきましょう。どのような問題がカバーされるのか、サポート窓口へのアクセス方法や対応時間など、具体的な内容を確認しましょう。さらに、サポート料金が市場価格と比較して適切かどうかも重要です。

質の高いサポートサービスを利用することで、業務実施時の不明点や問題に迅速かつ効果的に対処できるため、特にシステム導入が初めての企業にとって作業効率が大幅に向上します。

多くの企業で広く使われているExcelシートと予算管理システムの互換性は、予算管理の効率化を大きく左右します。予算管理システムがExcelのフォーマットでレポートを作成し、Excelファイルのインポート・エクスポートに対応しているか確認しましょう。また近年では、Googleスプレッドシートと連携できる予算管理システムもあります。社内で利用しているシートとの親和性も事前に重要です。

提供会社によっては、Excelの表示画面とほぼ同じデザインの画面で予算管理できるシステムもあります。今までExcelシートでの予算管理に慣れていた従業員もほぼ同じ感覚で作業ができるため、システム導入のストレスを軽減できるでしょう。

予算管理システムを導入する際は、すでに導入しているシステムと連携できるか確認しましょう。以下の表は、予算管理システムと連携できるシステムの例です。

予算管理システムは社内のキャッシュフローを管理する性質上、多くの部署の他システムとスムーズに連携できることが望ましいです。他のシステムとのAPI連携やCSVデータ共有が可能か、各部署のデータの一元管理とリアルタイムでの情報共有ができるかを確認しましょう。

予算管理システムの料金体系は、初期費用と1ユーザーあたりの月額料金で構成されていることが一般的です。初期費用には初期設定サポートが含まれることが多く、高額になることがあるので注意が必要です。また月額料金はランニングコストになるため、長期的な視点で費用対効果が見込めるかが重要なポイントです。

本格導入前に無料デモや無料トライアルで利用できるかどうかも、予算管理システム選びの大切な要素です。その理由は、実際にシステムを試すことで、自社に適したシステムかどうか確認できるから。具体的には、画面の見やすさや操作性、機能の充実度やカスタマイズ性など、無料デモを通じてシステムの特徴や性能を把握することで、導入後のミスマッチを防げます。

以上、予算管理システムを選ぶポイントを解説しました。以下の記事で、予算管理システムのより詳しい選び方を解説しています。また、2024年最新のおすすめ予算管理システムも紹介しているので、興味のある方はこちらもぜひご覧ください。

まとめ：メリットが豊富な予算管理システムを導入しよう

予算管理システムは、迅速な意思決定や長期的な経営計画立案において重要な役割を果たします。システム連携や料金体系、無料デモの利用を事前に確認して、自社にとってメリットが豊富な予算管理システムを導入しましょう。

しかし、数ある予算管理システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。以下のボタンからいくつかの質問に答えるだけで、希望要件に合った予算管理システムが分かる診断（無料）ができます。ぜひ一度お試しください。