生産管理をエクセルで行う方法 | 代替のおすすめシステムも紹介

目次
• 生産管理をエクセルで行うメリット
• 生産管理をエクセルで行うデメリット
• 生産管理をエクセルで行う方法
• エクセルでの生産管理表作成に役立つ関数
• エクセルで生産管理表を自作する際のポイント
• 【比較表】エクセルの代替になる生産管理システム5選
• 【2024年最新】エクセルの代替になる生産管理システムおすすめ5選
• まとめ：Excelで生産管理表を自作する企業は、ファイル共有を徹底しよう
• よくある質問

生産管理をエクセルで行うメリット

エクセルを活用して生産管理を行いたい担当者の中には、エクセルを使うことのメリットを把握していない方も多いでしょう。ここでは生産管理をエクセルで行う主要メリットを3つ解説します。

コストを抑えられ、導入ハードルが低い

生産管理をエクセルで行うメリットの1つ目は、初期コストを抑えられるので導入ハードルが低いことです。Microsoft社のエクセルは、ほとんどの企業で既に使用されているソフトウェアであり、新たにライセンス費用を支払う必要がありません。

また、マクロを活用した場合においても、生産管理システムを導入するよりも大幅にコストを抑えられます。初期コストやランニングコストを削減し、生産管理をシステム化したい企業にはおすすめです。

従業員への教育負担を軽減できる

生産管理をエクセルで行うメリットの2つ目は、従業員への教育負担を軽減できることです。前述のとおり、エクセルは、多くの企業で日常的に使用されているツールです。そのため、従業員の多くが基本的な操作に慣れており、あたらめてツール操作の教育を行う必要がありません。

業務をスムーズに移行できるので、特に中小企業や新規事業においては、従業員の教育にかかるコストや時間を節約できることが大きなメリットでしょう。エクセルを活用することですぐに実務に応用できるため、従業員げの教育負担を軽減し、業務の効率化に直結することが可能です。

他システムとデータ連携がしやすい

生産管理をエクセルで行うメリットの3つ目は、他システムとデータ連携がしやすいこと。エクセルで作成した生産管理表などは、マクロを実行するだけで他のシステムからデータを取り込んだり、反対に他のシステムに合わせてデータの出力を行ったりといったことが可能。このように、簡単に既存システムとデータ連携がしやすいことは大きなメリット。複数のシステムを併用している企業でも、エクセルを中心にデータを管理しやすくなり、業務の効率化が期待できます。

また、他システムとの連携により、エクセル単体で生産管理を行うよりも業務効率・利便性を向上できることもメリットです。

生産管理をエクセルで行うデメリット

エクセルによる生産管理は柔軟性とコスト面で多くのメリットがありますが、すべての生産管理業務に適しているわけではありません。ここでは、生産管理をエクセルで行うデメリットを具体的に解説します。

複数人での同時編集・リアルタイム共有ができない

生産管理をエクセルで行う際には、複数人での同時編集やリアルタイム共有ができないことがデメリットです。エクセルでは1つのファイルを同時に開くことができないため、複数人での同時編集を行うことができません。また、エクセルで作成したファイルを共有するには、追加や更新が行われるたびにオンラインストレージへアップロードを行う必要があります。

頻繁に生産管理情報を更新したい企業や、複数人による同時編集で最新情報をスピーディーに共有したい企業は、クラウドで提供されているOffice365のエクセルを利用する、あるいは、クラウド型の生産管理システムの利用がおすすめです。

業務が属人化しやすい

エクセルで自作した生産管理表には、数多くの関数・マクロが含まれていることが多いです。そのため、特定の従業員がファイルの作成や更新を担当することが多く、業務が属人化しやすくなります。特定の担当者が不在の場合に、「業務の進め方が分からない」といった事態に陥ることも。

また、エクセルによる生産管理表は個人のスキルレベルに依存しやすいため、引き継ぎが難しくなることもデメリット。業務全体の透明性が失われ、長期的には組織全体の生産性に悪影響を及ぼすケースもあるため注意が必要です。このようなリスクを回避するためには、特定の担当者に依存せず普段から情報やノウハウの共有を行っておくことが求められます。

編集履歴を正確に把握できず、ファイル管理も煩雑

エクセルによる生産管理は、編集履歴を正確に把握できず、ファイルの管理も煩雑な点もデメリットです。 エクセルに履歴機能は実装されているものの、大量の修正が加えられた際に以前のデータを見つけ出すのは困難です。また、エクセルで編集した生産計画表のファイルは、従業員それぞれのローカル環境で管理すると「どれが最新情報なのかわからない」という事態に陥りやすくなります。

バージョン管理も手動で行わなければならないため、古いファイルが誤って使用されるリスクも生じます。エクセルによる生産管理は少人数で扱うには便利な反面、利用者が増えるほどファイル管理が複雑になることを覚えておきましょう。

データが増えると処理速度が遅くなる

エクセルファイルはデータ量が増えるにつれて処理速度が遅くなるという問題があります。特に、複雑な関数や大量の行・列を含むファイルでは、開くのに時間がかかったり、操作が重くなったりすることが頻繁に発生します。この遅延は、作業効率を大幅に低下させるだけでなく、データ処理中のミスやクラッシュのリスクも高めます。

データ処理の重さやファイル破損のリスクを抱えてしまうことは、エクセルで生産管理を行う大きなデメリットです。エクセルで生産管理を行うのであれば、ファイルの分割やバックアップの取得など、少しでもリスクを低減しておく必要があるでしょう。  

バージョンの互換性などにより突然使えなくなるケースも

エクセルのバージョンや設定によっては、以前作成したファイルが新しい環境で正しく開けなかったり、特定の機能が正常に動作しなかったりすることがあります。特に、他の部署や取引先とファイルをやり取りする際にバージョンの違いが問題となり、データが破損したり、レイアウトが崩れたりするリスクが考えられます。

さらに、マクロやVBA（アプリケーションを拡張できるプログラミング言語）を使用したファイルでは、特定の設定やセキュリティの制限によって、突然使用できなくなることもあります。こうした問題は生産管理業務の停滞を招き、迅速な対応が求められる状況では大きな障害となり得ます。

対策としては、全社で使用するファイル形式を統一し、互換性の問題を軽減すること、そして、可能であればマクロやVBAに頼らず、関数や標準機能で対応できる範囲で作業を行うことが挙げられます。これにより、バージョン依存のリスクを軽減できます。また、専用の生産管理システムを導入することで、バージョン互換性や突然の利用不可といったリスクを回避でき、安全に運用できます。

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生産管理をエクセルで行う方法

エクセルで生産管理表を自作したいものの、その方法が分からないという方も多いでしょう。ここからは、生産管理をエクセルで行う方法を具体的に解説します。

ガントチャートで生産管理表を作成する

ガントチャートとは、作業・工程といった業務の進捗やスケジュールを可視化した表のことです。横軸に期間・縦軸に項目を記入したグラフを用いることで、状況の可視化を行います。ガントチャートは、生産計画や進捗管理において非常に有用なツールで、エクセルではカスタム関数を用いることで、簡単にガントチャートを作成することが可能。

ガントチャートにより、各工程の開始日や終了日、進捗状況を視覚的に管理できます。プロジェクトの全体像も一目で把握できるため、計画のズレや遅延を早期に発見し、迅速に対応することが可能です。

エクセル用テンプレートで生産管理表を作成する

エクセルには、質の高いテンプレートが豊富に用意されています。これらのテンプレートを利用することで、ゼロから生産管理表を作成する手間を省き、短時間で効率的な表を作成することが可能です。テンプレートには、作業進捗を管理するものや、在庫状況をリアルタイムで把握できるものなど、さまざまな種類があります。自社の業務に最適なテンプレートを選択し、必要に応じてカスタマイズすることで、より使いやすい生産管理表を作成できます。

マクロや関数で、生産管理の入力を自動化することも可能

エクセルの強力な機能の一つに、マクロや関数を用いて入力作業を自動化することが挙げられます。マクロを使用すれば、複雑なデータ処理や繰り返しの入力作業をボタン一つで実行できるようになります。また、エクセルの関数を活用することで、例えば作業の進捗を自動的に計算したり、異常値を検出したりすることが可能です。

マクロや関数により手動での入力ミスを防ぎ、業務の効率を大幅に向上できます。ただし、マクロの作成にはある程度の知識が必要となることに留意しましょう。

エクセルでの生産管理表作成に役立つ関数

エクセルで生産管理表を作成する際には、関数を駆使することが必須となります。そのため、エクセルによる生産管理を行うのであれば、主に使用する関数を把握しておくことが重要です。ここでは、エクセルでの生産管理表を作成に役立つ関数7つを解説します。

SUM関数

SUM関数とは、指定した範囲の値の合計を求めることができる関数です。個々のセルの値・セル参照・セル範囲などを組み合わせて指定できます。生産管理においては、部品・在庫・備品・人員・製品・工数など、さまざまな値の合計を求めるシーンが多いため、SUM関数は利用頻度の高い関数です。

AVERAGE関数

AVERAGE関数とは、指定した範囲の平均値を求めることができる関数です。生産管理においては、例えば週次・月次・年次など期間ごとの平均生産数や在庫の算出、売上や仕入の平均金額の算出などに活用されます。AVERAGE関数はシンプルな関数ですが、生産管理においては利用頻度の高い重要な関数です。

WORKDAY関数

WORKDAY関数とは、開始日・日数・休日を指定することで、土日祝日や指定休日を除いた稼働日数のみをカウントできる関数です。生産管理においては、自社の休日を除外した稼働日数のカウントを行い、支払日・発送日・作業日数を算出する際に活用できます。

SUMIF関数

SUMIF関数とは、検索範囲・検索条件・合計範囲を指定することで、特定の条件に合致したセルの合計を求めることができる関数です。数値・文字列・日付など、さまざまな条件を指定できます。生産管理においてSUMIF関数は、顧客別・製品別・プロジェクト別など、さまざまな条件ごとの合計値を求めたい場合に活用できます。

COUNTIF関数

COUNTIF関数とは、指定した条件に一致したセルの数をカウントできる関数です。範囲と条件を指定することで、該当した範囲内にて条件に一致したセルをカウントできます。生産管理においては、人員のカウント・在庫のカウント・部品のカウントなど、特定の条件に合ったセルを集計する場合が多く、COUNTIF関数は利用頻度の高い関数です。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数とは、縦方向へデータ検索を行い、一致した値と同じ行にあるデータを抽出することができる関数です。生産管理では、製品番号で検索を行い、該当する製品番号の製品名を抽出する際に活用可能です。VLOOKUP関数はデータチェックなどにも用いられ、生産管理においては重要度の高い関数です。

IF関数

IF関数とは、指定した条件に対し、セルに入力された値が合致しているか否かの判定を行い、結果に応じた値を返すことができる関数です。生産管理においては、例えば指定した生産数を超えている場合には「超過」、生産数が足りていない場合には「不足」と値を返すような活用が可能です。

エクセルで生産管理表を自作する際のポイント

エクセルで生産管理表を自作する際には、いくつかのポイントを押さえておくことで業務の効率化とミスの防止につながります。ここでは、エクセルで生産管理表を自作する際のポイントを解説します。

セルを活用し、各工程を正確に区分する

エクセルで生産管理表を自作する際、セルの使い方一つで管理のしやすさが大きく変わります。セルの色分けや罫線、結合機能を活用し、各工程を正確に区分することがポイントです。例えば、製造工程ごとにセルを色分けすることで、一目でどの工程がどの部分に対応しているかが分かりやすくなります。また、関連する作業をグループ化することで、各工程の進捗を明確に管理できるようになります。このようにセルを活用することで、見落としや入力ミスを防ぎ、生産管理の精度が向上します。

現場で簡単かつ効率的に作業できるよう工夫する

エクセルで生産管理表を自作する際には、現場で簡単かつ効率的に作業できるよう工夫することもポイント。例えば、生産管理表の入力欄をわかりやすく配置する、データの入力をプルダウンメニューで選択できるようにすることで、誤入力を防ぎ、操作性を向上できます。また、管理表の重要なデータや注意すべき項目を目立たせるために、条件付き書式を活用することも効果的です。こうした工夫により、現場での作業がスムーズに進み、生産管理の効率が向上します。

情報のアップデートやファイル共有を徹底する

エクセルでの生産管理において、情報の正確さとタイムリーな更新が欠かせません。特に、複数人でデータを管理する場合や、進捗状況を共有する際には、情報のアップデートが遅れると、全体の業務に支障をきたすことがあります。情報のアップデートとファイル共有を徹底するには、クラウドストレージの活用や、定期的な会議での進捗確認などが効果的です。リアルタイムで正確な情報が共有できれば、業務の円滑な進行が可能になります。

定期的なバックアップ、運用ルールの策定が必要

エクセルで生産管理表を自作する際には、データの喪失や破損に備えて定期的なバックアップを取ることも重要。特に、複数人で使用するファイルは、予期せぬエラーや上書きのリスクが高いため、週単位や月単位でバックアップを行い、常に最新のデータを安全に保管しておく必要があります。

また、ファイルの命名規則や保存場所、編集権限などの運用ルールを明確に策定しましょう。運用ルールをチーム全体で共有しておくことで、トラブル発生時にも迅速に対応できる体制を整えることが可能です。定期的なバックアップと運用ルールの策定により、生産管理業務の安定性とデータの保全性が向上します。

エクセルでの管理に課題がある際はシステム導入も検討する

エクセルは生産管理において便利なツールですが、業務の拡大や複雑化に伴い、エクセルによる生産管理表に限界を感じる企業も多いです。特に、リアルタイムでの情報共有や複数人での同時作業、データの一元管理など、エクセルでは対応が難しい課題を解決するには、生産管理システム（生産管理ソフト）の導入がおすすめです。

生産管理システム（生産管理ソフト）は、製造業における生産管理のプロセスを一元管理し、多くの作業を自動化できるツールです。データの正確性と効率性を向上させる機能を多数搭載し、エクセルでの生産管理のデメリットやエクセルでは対応しきれない部分を補完します。

「生産管理システムは導入したいが、費用はかけられない」という担当者は、無料の生産管理システムから検討してみてはいかがでしょうか。以下の記事では、無料で使える生産管理システムを紹介していますのでぜひ参考にしてください。

【比較表】エクセルの代替になる生産管理システム5選

ここでは、エクセルの代替になる生産管理システムを比較します。月額費用・生産方式の種類も一覧にしていますので、下記比較表でサービスを比較してみてください。

上記の比較表をご覧の通り、生産管理システムには特定の生産管理方式に特化したサービスと、標準化された機能を搭載し幅広い生産方式に対応可能なサービスがあります。「スマートF」は、IT導入補助金の対象ツールのため導入費用を抑えたい企業におすすめです。TECHSシリーズの「TECHS-S NOA」は個別受注型の機械・装置製造業に特化しているクラウド型のサービス。同シリーズの「TECHS-BK」は多品種少量型の部品加工業に特化し、品番マスタの登録なしで運用できることがメリット。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、生産管理システム選びの相談を承っています。以下のボタンから、いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる無料診断が可能です。自社の生産管理システム選びにぜひご活用ください。    

【2024年最新】エクセルの代替になる生産管理システムおすすめ5選

2024年最新の料金や機能比較でおすすめの、エクセルの代替になる生産管理システム5選を紹介します。自社の生産管理システム選びに活用ください。

以上、エクセルの代替でおすすめの生産管理システムを解説しました。2024年最新比較でおすすめのサービスは以下の記事で紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。

まとめ：Excelで生産管理表を自作する企業は、ファイル共有を徹底しよう

Excelを活用して生産管理を行うことは、特に中小企業にとってはコスト効率の高い選択肢です。しかし、Excelの利用には、ファイルの共有やデータの更新、バージョン管理といった注意すべき点が多くあります。Excelで生産管理表を自作する企業は、ファイル共有を徹底しましょう。これらを徹底することで、エクセルの利便性を最大限に活用し、効率的な生産管理を実現できます。

なお、Excelによる生産管理に限界を感じた場合は、生産管理システムに切り替えることも検討しましょう。 とはいえ、生産管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、生産管理システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った生産管理システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。      

よくある質問

生産管理をエクセルで行う際に、よく寄せられる質問についてまとめました。

生産計画表とは?

生産計画表とは、製造工程において必要な作業内容やスケジュール、使用する資材などを一元管理するための表です。生産計画表を使用することで、どの作業がいつ、どのように行われるかを視覚的に把握でき、計画のズレや遅延を防ぐことが可能です。エクセルで作成する生産計画表は、コストをかけずに手軽に運用できる点が特徴です。

生産計画表の種類は？

生産計画表には、用途や目的に応じてさまざまな種類があります。主に「マスタープラン（基本計画）表」「月次生産計画表」「週次生産計画表」「日次生産計画表」などが挙げられます。エクセルを活用することで、これらの計画表を柔軟に作成し、業務に合わせてカスタマイズできます。

生産計画を行う際の2つの方式とは？

生産計画を行う際の2つの方式は、「プッシュ方式」と「プル方式」です。プッシュ方式は、需要予測に基づいて計画を立て、あらかじめ生産量を決めておく方法です。一方、プル方式は、実際の需要に応じて生産を行う方式で、過剰在庫を防ぐ効果があります。