AI議事録作成ツールとは？メリットや選び方を解説

目次
• AI議事録作成ツールとは
• 議事録作成AIでできること
• 議事録作成AIのメリット
• AI議事録作成ツールを使うデメリット・リスク
• AI議事録作成ツールの選定ポイント
• まとめ：AI議事録作成ツールで会議の進行を効率化

AI議事録作成ツールとは

AI議事録作成ツールとは、会議や打ち合わせの内容をAIが自動で録音・文字起こしし、議事録を作成するツールのことです。従来の議事録作成は、手作業でメモを取ったり、録音を後から聞き返したりする必要があり、時間や手間がかかっていました。しかし、AIを活用することで、会話をリアルタイムで文字化し、発言者ごとの発言を整理したり、自動で要約したりすることが可能です。

特に、リモートワークの普及により、オンライン会議の機会が増えたことで、議事録作成の効率化が求められるようになりました。AI議事録作成ツールを導入すれば、会議中の発言を漏れなく記録し、議事録の作成作業を削減できます。

総務省の調査によると、AIを導入した80%以上の企業が「非常に効果があった」「ある程度効果があった」と回答しています。

出典：「IoT・AI等のシステム・サービスの導入効果」（総務省）

上記の統計データから、議事録作成ツールのようなAIツールへの積極的な投資は、企業の成長に効果的であることが分かります。

議事録作成AIでできること

AI議事録作成ツールには、単に音声をテキスト化するだけでなく、議事録の作成をより円滑にする機能が搭載されています。ここでは、主要な機能について紹介します。

AI議事録作成ツールは、会議の音声をリアルタイムで認識し、自動的に文字起こしを行います。手動で書き起こす手間を省けるため、会議中にメモを取る必要がなくなり、発言者は会話に集中できます。

発言者ごとに話し方の特徴を分析し、「誰が何を話したか」を自動で判別します。これにより、会議の内容をより正確に整理でき、正確な議事録を作成できます。また発言の責任の所在を明確にできるため後々の「言った言わない」のトラブルを防ぎます。

長時間の会議の議事録をそのまま全文残してしまうと、後から読み返すのが大変です。AIが発言の中から重要なポイントを抽出し、要約を作成することで、短時間で会議の内容を把握できるようになります。

議事録の中から「次にやるべきこと（ToDo）」を自動で抽出し、タスク管理ツールと連携する機能を備えたツールもあります。これにより、会議で決まったアクションアイテムをスムーズに実行へ移せます。

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議事録作成AIのメリット

AI議事録作成ツールを活用することで、議事録作成の効率化をはじめ、タスク管理ツールとの連携などさまざまなメリットがあります。ここでは、主なメリットを紹介します。

手作業での議事録作成には時間がかかりますが、AIを活用すれば作業を短縮できます。特に、リアルタイム文字起こしや自動要約機能を活用することで、会議終了直後には整理された議事録を確認できるようになります。

人の記憶に頼ると、どうしても聞き漏れや記録ミスが発生しがちですが、AIなら音声を正確にテキスト化が可能です。また、話者識別機能を活用することで、「誰が何を発言したのか」を明確に記録できます。

会議で決まったタスクを手作業で整理するのは手間がかかりますが、AI議事録作成ツールを使えば、議事録の内容をタスク管理ツールと自動連携できます。これにより、会議での決定事項をスムーズに実行に移せる点がメリットです。

AI議事録作成ツールを使うデメリット・リスク

便利なAI議事録作成ツールですが、精度に限界がある・会議環境の影響を受けるなど、いくつか注意すべき点もあります。導入前にデメリットやリスクを把握しておきましょう。

AIの音声認識技術は進化していますが、文字起こしの精度には限界があります。特に、専門用語や略語が多い業界では、誤認識が発生する可能性があります。そのため、重要な会議では、人の手による修正が必要になります。

マイクの性能や会議室の環境によっては、ノイズにより音声がクリアに拾えず、文字起こしの精度が低下することがあります。また、話すスピードが速かったり、方言やアクセントなどの話し方にも影響を受けるため注意が必要です。

クラウド型のAI議事録作成ツールでは、会議内容が外部サーバーに保存されることがあります。そのため、セキュリティリスクやプライバシー保護にも注意が必要です。セキュリティ対策 　具体的には、議事録データが暗号化されているか、ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているかを確認しましょう。

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AI議事録作成ツールの選定ポイント

AI議事録作成ツールは、さまざまな企業や組織が活用できる便利なツールですが、選び方を間違えると十分な効果を得られません。導入時には、自社のニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。ここでは、選定時に注目すべきポイントを詳しく解説します。

AI議事録作成ツールの最も重要な機能は文字起こしですが、その精度が低いと結局は手作業で修正が必要になり、業務負担が増えてしまいます。

などを導入前に確認しましょう。また、話者ごとに正確に発言を識別できるかも選定のポイントです。オンライン会議や広い会議室での録音では、マイクの性能や音響環境によって認識精度が大きく変わるため、実際の会議環境で試せる無料トライアルを活用するのも一つの方法です。

文字起こしの精度が高くても、ツールの操作が複雑であれば、実際の業務で十分に活用しきれない場合もあります。特に、ITツールに詳しくない従業員でも直感的に使えるインターフェースかどうかは重要な選定ポイントとなります。また、海外製のツールではサポートが英語のみの場合もあるため、日本語対応のカスタマーサポートがあるのかチェックしておくと安心です。

AI議事録作成ツールには、無料プランや月額制、従量課金制などさまざまな料金プランが用意されています。導入の際は、コストと機能のバランスを考え、自社の利用頻度や規模に適したプランを選ぶことが大切です。

無料プランでは利用時間や機能に制限がある場合が多いため、導入前の試験利用には向いていますが、業務で本格的に活用するには制約が多い可能性があります。頻繁に会議を行う企業であれば、毎月定額で利用できる月額固定プランがおすすめです。

まとめ：AI議事録作成ツールで会議の進行を効率化

AI議事録作成ツールは、議事録作成の効率化や正確性向上に貢献する便利なツールです。しかし、文字起こしの精度やセキュリティリスクなどの課題もあるため、導入前に十分にツールを比較検討することが重要です。本記事で紹介した選定ポイントを参考に、自社に適したツールを選び、会議の生産性向上に役立ててください。

しかし、数あるAI議事録作成ツールを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったAI議事録作成ツールが分かる診断（無料）ができます。