生産管理システムはエクセルで代用可能？方法も解説

目次
• エクセルで生産管理を行うには？
• エクセルで生産管理表を作成するのに便利な関数
• エクセルで生産管理を行うメリット
• エクセルで生産管理を行うデメリット
• 結論：生産管理システムをエクセルでは代用できない
• まとめ

エクセルで生産管理を行うには？

生産管理システムをエクセルで代用する際には、具体的にどのような方法で生産管理を行うのかを知っておく必要があります。ここでは、エクセルで生産管理を行う際におすすめとなる方法や手順について解説します。エクセルで生産管理を行うための仕組みをスムーズに作成したい方は、ぜひご参考ください。

ガントチャートとは、作業・工程といった業務の進捗やスケジュールを可視化した表のことです。横軸に期間・縦軸に項目を記入したグラフを用いることで、状況の可視化を行います。

エクセルを用いた生産管理には、このガントチャートを用いることが基本です。自社の状況に応じたガントチャートの作成を行い、生産計画・工程管理に活用します。ガントチャートは自作することも可能ですが、質の良いテンプレートが数多く配布されているため、テンプレートを自社に合わせてカスタマイズして活用するのがおすすめです。

エクセルでの生産管理は、ガントチャートのテンプレートを活用して体裁を整えれば、実務に活用することは可能となります。しかし、より効率的に業務を行うためには、関数・マクロをシートに組み込んで、できるだけ自動化を行っておくことがおすすめです。
都度手作業で行わなければならない計算や処理を自動化しておくことで、作業に要する時間や労力を削減して、効率的な生産管理を行うことが可能となります。

エクセルで生産管理表を作成するのに便利な関数

エクセルで生産管理表を作成する際には、関数を駆使することが必須となります。そのため、エクセルによる生産管理を行うのであれば、主に使用する関数については把握しておくことが重要。ここでは、エクセルで生産管理表を作成するのに便利な関数について解説します。

SUM関数とは、指定した範囲の値の合計を求めることができる関数です。個々のセルの値・セル参照・セル範囲などを組み合わせて指定することができます。生産管理においては、部品・在庫・備品・人員・製品・工数など、さまざまな値の合計を求めるシーンが多いため、非常に利用頻度の高い関数となります。

AVERAGE関数とは、指定した範囲の平均値を求めることができる関数です。生産管理においては、例えば週次・月次・年次など期間ごとの平均生産数や在庫の算出、売上や仕入の平均金額の算出などに活用されます。シンプルな関数ですが、生産管理においては利用頻度の高い重要な関数となります。

WORKDAY関数とは、開始日・日数・休日を指定することで、土日祝日や指定休日を除いた稼働日数のみをカウントすることができる関数です。生産管理においては、自社の休日を除外した稼働日数のカウントを行い、支払日・発送日・作業日数を算出する際などに活用することができます。

SUMIF関数とは、検索範囲・検索条件・合計範囲を指定することで、特定の条件に合致したセルの合計を求めることができる関数です。数値・文字列・日付など、さまざまな条件を指定することができます。生産管理においては、顧客別・製品別・プロジェクト別など、さまざまな条件ごとの合計値を求めたい場合に活用することができます。

COUNTIF関数とは、指定した条件に一致したセルの数をカウントできる関数のことです。範囲と条件を指定することで、該当した範囲内にて条件に一致したセルをカウントすることができます。生産管理においては、人員のカウント・在庫のカウント・部品のカウントなど、特定の条件に合ったセルを集計するシーンが多くあるため利用頻度の高い関数となります。

VLOOKUP関数とは、縦方向へデータ検索を行い、一致した値と同じ行にあるデータを抽出することができる関数です。生産管理においては、製品番号で検索を行い、該当する製品番号の製品名を抽出するといった活用を行うことができます。データチェックなどにも用いることができるため、生産管理においては重要度の高い関数となります。

IF関数とは、指定した条件に対し、セルに入力された値が合致しているか否かの判定を行い、結果に応じた値を返すことができる関数です。生産管理においては、例えば指定した生産数を超えている場合には「超過」、生産数が足りていない場合には「不足」と値を返すような活用を行うことができます。

エクセルで生産管理を行うメリット

エクセルは汎用性や利便性に優れており、さまざまな業務に活用することができるツールです。小規模であれば、生産管理に活用することでパフォーマンスを発揮できるケースもあります。ここでは、エクセルで生産管理を行うメリットについて解説します。Excelでの生産管理を検討している方は、ぜひご参考ください。

一般的に、生産管理システムの導入を行うには多大なコストが必要となります。一方で、エクセルで生産管理を行う場合においては、すでに多くの企業で導入されているツールを活用するため、テンプレートなどを活用するのであればほぼコストは発生せず、マクロを活用したエクセルシステムを開発した場合においてもベンダーのシステムを導入するよりも大幅にコストを抑えることが可能です。
このように低コストで生産管理を行えることが、エクセルで生産管理を行うメリットです。

エクセルで作成した生産管理表やエクセルシステムは、マクロを実行するだけでほかのシステムからデータを取り込んだり、反対にほかのシステムに合わせてデータの出力を行ったりといったことが可能。簡単に既存システムとのデータ連携を行えることも大きなメリットです。

データ連携を行うことで、エクセル単体で生産管理を行うよりも業務効率・利便性を向上させることが可能。また、目的や用途に合わせて柔軟に生産管理を行うことが可能となります。

エクセルは、多くの企業ですでに活用されている定番の表計算ソフトです。日常的に多くの社員が活用しているツールであるため、エクセルで作成した生産管理表やシステムを導入しても、操作方法や活用方法についての教育負担が少なくて済みます。一般的に新しいシステムの導入を行うと、研修やレクチャーに多くのリソースとコストが必要となり、定着させるまでにはある程度の期間が必要となります。

このような新規システムの導入に伴うデメリットを払拭できることも、エクセルで生産管理を行う大きなメリットです。

エクセルで生産管理を行うデメリット

エクセルを活用した生産管理には、コストや扱いやすさなどにおいてメリットもありますが、基本的にはデメリット面の方が目立ってくるため注意が必要です。ここでは、エクセルでの生産管理に伴う主なデメリットについて解説します。生産管理の見直しや改善を予定している方は、ぜひご参考ください。

エクセルでの生産管理は、1つのファイルを同時に開くことができないため、複数人での同時編集を行うことができません。一定以上の規模の生産管理を行うのであれば、複数の担当者で分担して作業を行うことが一般的であるため、同時編集を行えないことは大きなデメリットとなります。

同時編集のデメリットについては、クラウドで提供されているOffice365のエクセルを利用するのであれば回避することが可能であるため、エクセルでの生産管理を行うのであれば、こちらを利用するのはマストな選択となるでしょう。

エクセルで作成したファイルは個別に保存されるため、ファイルに変更や更新を行った場合のバージョン管理が難しくなることも、エクセルで生産管理を行うデメリットです。同じファイルに上書きを行ってしまうと、変更履歴や更新日が分からなくなり、また都度新しいファイルへ新規保存を行うと、ファイルが増え続けて管理の煩雑性が増します。ファイルが少ないうちは問題なく運用できるかもしれませんが、長期的に生産管理を行うとなると、正確なバージョン管理や履歴の管理を行うことは困難でしょう。

エクセルで作成したファイルを共有するには、追加や更新が行われるたびにオンラインストレージへアップロードを行う必要があります。生産管理に活用する場合においても、作業者が自身のPCで編集を行っても、オンライン上で共有されるまでにはレスポンスが発生するため、リアルタイムでのデータ共有を行うことができません。アップロードを忘れてしまい、データ共有が遅れてしまうケースもあります。

業務効率化や生産性向上を図るうえでスピーディーな情報共有を行えないことは、エクセルでの生産管理に伴う大きなデメリットです。

エクセルファイルはデータ量が増えれば増えるほど処理が重くなり、データ量が過剰となりキャパオーバーとなってしまうと、処理中にダウンしたり最悪の場合はファイルが壊れたりしてしまうリスクがあります。エクセルでの生産管理を行っていると、データ量はいくらでも増え続けてしまうもの。処理の重さやファイル破損のリスクを抱えてしまうことは、エクセルで生産管理を行う大きなデメリットです。

エクセルで生産管理を行うのであれば、ファイルの分割やバックアップの取得など、少しでもリスクを低減しておく必要があるでしょう。

エクセルで作成した生産管理表やエクセルシステムには、数多くの関数・マクロが含まれているため、特定の担当者しか業務の方法を把握できない状態である属人化を招きやすいというデメリットもあります。エクセルによる生産管理が属人化すると、特定の担当者が休職や離職をした場合に、業務の進め方が分からなくなったり、ファイルの活用がブラックボックス化してしまったりするリスクがあります。このようなリスクを回避するためには、特定の担当者に依存せず普段から情報やノウハウの共有を行っておくことが重要です。

結論：生産管理システムをエクセルでは代用できない

エクセルでの生産管理には、上述のようにメリット・デメリットが存在します。小規模な生産管理や一時的な生産管理には有用性を発揮できる可能性もありますが、本格的な生産管理や大規模な生産管理を長期的に行っていくには、デメリットの方が目立ってきてしまい現実的ではないでしょう。

エクセルによる生産管理では十分な業務効率を発揮できない場合には、やはり専用の生産管理システムの導入を行うことが、自社の生産性向上や業務効率化を実現するにはおすすめとなります。

まとめ

エクセルで生産管理を行う方法・メリット・デメリットについて解説してきました。エクセルには汎用ツールならではの扱いやすさやコスト低減などのメリットがありますが、処理や管理の効率などにおいて課題が伴います。

本格的な生産管理や大規模な生産管理を行う場合には、やはり専用の生産管理システムを導入するのがおすすめです。PRONIアイミツでは、おすすめの生産管理システムの比較検討に役立つ有益な情報を掲載していますので、システム導入を検討している方はぜひご活用ください。