CLM（契約ライフサイクル管理）とは？メリットや選び方を解説

目次
• CLM（契約ライフサイクル管理）とは
• CLM導入のメリット
• CLMを使うデメリット
• CLMの選定ポイント
• まとめ：契約ライフサイクル管理で一連の契約業務を効率化しよう

CLM（契約ライフサイクル管理）とは

CLM（契約ライフサイクル管理）とは、企業や組織が契約の作成から締結、履行、更新、終了に至るまでの一連のプロセスを管理する仕組みです。企業において、取引先や顧客、従業員との関係を適切に維持し、法的リスクを回避するためには、契約を適切に管理することが求められます。

従来、契約管理は紙の書類や電子ファイルを用いて行われていましたが、膨大な契約を効率的に処理し、リスクを最小限に抑えるために、専用のCLMシステムを導入する企業が増えています。CLMシステムを活用することで、契約の作成や承認プロセスを標準化し、検索や更新の作業を効率化することが可能になります。

出典：「契約書管理システム導入後に改善された問題」（株式会社日本パープル）

情報文書の保管や処理を専門に扱う「株式会社日本パープル」の調査によると、契約管理システムを導入後に改善された問題として「業務効率の向上」や「管理コストの削減」を挙げており、CLMシステム導入に効果があることが分かります。

CLM導入のメリット

CLM（契約ライフサイクル管理）を導入することで、企業は契約に関する業務を自動化することできます。契約業務の自動化によって業務負担が軽減され、より業務にリソースを集中できるなどメリットがあります。ここでは、主なメリットを紹介します。

CLMを導入することで、契約の作成から締結までのプロセスを自動化することができます。例えば、あらかじめ用意されたテンプレートを活用し、契約内容の入力や文書の作成をスムーズに行うことが可能です。また、ワークフローを設定することで、承認フローを自動化し、関係者間でのスムーズな承認・確認作業を行うこともでき、業務効率化に繋がります。

契約書が社内のさまざまな部署や個人で管理されていると、重要な契約の更新漏れや誤った契約条件の適用といったリスクが生じます。CLMを導入することで、すべての契約を一元管理し、検索や閲覧が容易になる点がメリットです。契約の期限が近づくと自動でアラートを出す機能もあり、未更新のリスクを軽減できます。

契約業務には法務部門だけでなく、営業や購買、経理などさまざまな部門が関与します。さらに、取引先とも調整が必要になるため、契約のやり取りに時間がかかることが一般的です。CLMを活用することで、各部門がリアルタイムで契約の進捗を確認し、必要な手続きをスムーズに行うことができます。

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CLMを使うデメリット

CLM（契約ライフサイクル管理）には多くのメリットがありますが、一方で導入に際してのコストや運用面での課題も存在します。特に、新しいシステムを取り入れる際には、費用や業務フローの見直しが必要となるため、事前に十分な準備が求められます。ここでは、CLMを導入する際のデメリットを紹介します。

企業の契約管理業務に最適化するためには、システムの導入やカスタマイズに時間とコストがかかることがあります。また、クラウド型のサービスであっても、利用する機能によっては追加料金が発生するため、事前に見積もりをとってコスト計算を行うことが重要です。

新しいシステムを導入すると、社内のメンバーが適切に運用できるようトレーニングを行う必要があります。また、CLMの活用方法について統一したルールを確立しなければ、十分にシステムを活用できず、結局従来の管理方法に依存してしまうケースもあります。そのため、導入前に業務フローを整理し、適切な教育を行えるように事前に準備しておくことが重要です。

企業がすでに導入しているERPやCRM、電子契約システムなどとの連携が難しい場合、CLMを導入しても業務効率が上がらないことがあります。システムごとにデータフォーマットが異なる場合、手作業でデータを移行しなければならず、業務負担が増加する可能性も。そのため、導入前に既存システムとの互換性を確認しておく必要があります。

CLMの選定ポイント

CLM（契約ライフサイクル管理）を導入する際には、自社の業務に適したシステムを選定することが重要です。機能やコストだけでなく、使いやすさや既存システムとの連携性など、さまざまな要素を考慮する必要があります。ここでは、CLMを選定する際に確認すべきポイントを紹介します。

CLMにはさまざまな機能が備わっていますが、企業によって必要とする機能は異なります。契約の作成や承認プロセスの自動化、アラート機能、ワークフロー管理、電子署名の対応など、自社の業務に必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。また、将来的に業務が拡大することを見据え、柔軟に機能を追加できるシステムを選ぶのもポイントです。

CLMを導入する際には、すでに社内で使用しているシステムとスムーズに連携できるかを確認することが重要です。導入前には、連携可能なシステムを確認し、自社の業務に適したCLMを選定することが重要です。

例えば、自社ですでにCRMを導入しているなら、CLMと連携することで顧客情報と契約情報を一元管理できるというメリットがあります。また、電子契約サービスを導入しているなら、CLMと連携することで契約作成から締結までのプロセスをシームレスに行えるようになります。契約書の作成や承認が完了したら、そのまま電子署名を行い、契約締結後の管理も一元化できるため、手作業の負担を大幅に削減できます。

どれだけ高機能なCLMを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。特に、契約業務は法務部門だけでなく営業や購買など多くの部門が関わるため、直感的に操作できるインターフェースや、簡単に契約情報を検索・管理できる仕組みが求められます。無料トライアルを活用し、実際の業務フローに適しているかを検討しましょう。

まとめ：契約ライフサイクル管理で一連の契約業務を効率化しよう

契約業務は、手作業による管理では非効率になりがちです。契約の作成、承認、締結、更新、管理といった一連の流れを適切に運用するためには、CLM（契約ライフサイクル管理）システムを導入することがおすすめです。

CLMを活用すれば、契約情報を一元管理することで、見落としを防ぎ、スムーズな契約プロセスを構築することが可能になります。契約業務の負担を軽減し、リスク管理を強化するためにも、自社に合ったCLMの導入を検討し、業務の効率化を目指しましょう。

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