以前ATSを導入したが定着せずスプレッドシート管理に戻った場合、次回の導入で定着させるにはどうすればよいですか？

人事担当者からのご相談医療（病院）・福祉業界／企業規模:50～99名

医療・福祉業界で採用を担当しています。以前に採用管理ツールを導入しましたが、担当者の引き継ぎが不十分なまま運用が始まり、他業務との兼務でツールの活用に時間を割けなかったことから定着しませんでした。現在はスプレッドシートでの管理に戻っており、次の導入では確実に定着させたいと考えています。

# 生産性・自動化

# データ一元化

# 従業員体験(EX)

回答

「引き継ぎ不備」と「業務多忙での活用困難」を解決するには、操作マニュアル不要の直感的なATSの導入と、属人化しない運用設計が重要です。

ATSの定着失敗は「製品の問題」以外に「導入・運用設計の問題」も大きいことがほとんどです。次回の導入で定着させるためのポイントは3つです。

①製品選定：マニュアルなしで直感的に使えるUI・初期設定が簡単な製品を選ぶ

②運用設計：「誰が・どのタイミングで・何を入力するか」のSOP（標準操作手順書）を導入時に作成し、新担当者への引き継ぎ資料として整備する

③導入支援の活用：ベンダーのオンボーディングサポート・定期的な活用状況確認サービスが充実した製品を選ぶ

の3点です。兼務担当者が使い続けられる製品の条件として「1回の操作に2分以内で完了できるシンプルな設計」を選定基準に加えることをお勧めします。前回定着しなかった製品の問題点（操作が複雑・機能が多すぎ等）を整理し、同じ失敗を繰り返さない選定をすることが重要です。

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定着しなかった原因を特定せずに再導入しても、同じ失敗を繰り返します。
まず「なぜ定着しなかったか」を採用担当者と現場にヒアリングしてください。よくある原因は「操作が複雑で入力に時間がかかった」「現場の面接官がシステムを使わなかった」「媒体連携が一部しか対応していなかった」の3つです。次の選定では「現場担当者がデモに参加して自分で使える感覚があるか」を必ず確認してください。初期設定をシンプルに絞り、3か月で使いこなす機能を最低限に決めてから契約することが定着の鍵です。

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更新日 2026年04月17日

※本記事の事例は実際の相談を基に、情報保護の観点から、
趣旨を損なわない範囲で要約・編集を行っております。