従業員の個人情報やマイナンバーを安全かつ効率的に収集・管理するには？

# データ一元化

# ガバナンス・不正防止

回答

特定の担当者のみがアクセス可能なセキュアなクラウド領域にマイナンバーを保管し、収集もシステム経由で直接行いましょう。

「物理的な管理」が招く重大な漏洩リスク

マイナンバーを社内の鍵付きキャビネットや、暗号化しただけのExcel等で管理することは、紛失や内部不正、サイバー攻撃に対する脆弱性が高く、非常に危険です。収集の際は、従業員自身のスマートフォンから身分証画像と番号を直接システムへアップロードさせる運用を徹底してください。これにより、人事が物理的に番号を「見ない・触れない」フローを構築できます。

API連携による電子申請の効率化

セキュアなクラウド環境に保管されたマイナンバーを、社会保険や年末調整の電子申請時にのみAPI経由で直接呼び出す仕組みを整えましょう。番号をコピペしたり書き写したりする作業を一切排除することで、情報漏洩リスクを最小限に抑えつつ、行政手続きの工数を大幅に短縮できます。

DXコンシェルジュのアドバイス

マイナンバー管理の本質は「人事が番号に触れない」フローの構築にあります。物理的な保管やExcel管理を脱却し、収集から電子申請までをシステム内で完結させることが、経営リスクを回避する唯一の道です。一歩先を行くなら、スマホ完結の利便性と強固な暗号化をセットで提供し、従業員に「安心感」という体験を届けましょう。

このセキュアな運用には、マイナンバー管理システムや、労務・人事SaaSが重要となります。システムが収集・保管・申請をAPIで繋ぎ、人為的ミスや不正の余地を物理的に排除します。ガバナンスを自動化することで、人事は「管理の不安」から解放され、より本質的な組織づくりに注力できるようになります。

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更新日 2026年04月17日

※本記事の事例は実際の相談を基に、情報保護の観点から、
趣旨を損なわない範囲で要約・編集を行っております。