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文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内にあるデジタル・紙の文書をデジタルで一元管理するためのシステムです。単にデジタル上に保存し管理するだけではなく、探しやすい検索機能などで文書の管理・活用が可能です。主な機能としては、文書の管理、検索、バージョン管理、セキュリティ管理、ライフサイクル管理などがあります。
文書管理を従来通り紙で行う場合、用紙代、印刷代、収納スペース代、備品代などさまざまなコストが発生します。また、紙文書は検索性も低く、文書が大量にある場合は閲覧したい文書を探すのも一苦労です。また、災害等で焼失・浸水など被害に遭う場合復旧は不可能です。このように紙文書の管理にはさまざまな課題を抱えています。
その点、文書管理システムを導入すればこれらの問題点は全てクリアになるため、情報管理の観点からもニーズが高まっています。

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文書管理システムの仕組みと使い方

文書管理システムの仕組みは文章のデジタル化とデータ一元管理の2つから成り立っています。
文書管理ではライフサイクルという考え方があり、文書が作成されてから廃棄されるまでに段階があります。段階に応じて適切に管理されることで、文書量が増えても情報ごとに使用期限を定め、不要になった文書は破棄することも必要です。文書管理システムを導入すれば、増え続ける社内資料も効率良く管理できます。
文書管理システムの使い方は社内資料の電子化だけでなく、契約期限の通知、変更履歴の管理も可能です。また、厳重なセキュリティ体制により情報漏洩対策にも役立ちます。 

文書管理システムの機能

文書管理システムの標準的な機能は文書保管機能、検索機能、アクセス制限機能、セキュリティ機能、バージョン管理機能などです。また、製品によって外部連携機能もあり会計管理システム、生産管理システム、販売管理システム、ファイルサーバーなどと連携が可能です。
文書管理システムのメイン機能である保管機能は、文書の種類・部署ごとに分類・保管が可能です。大量の書類も簡単に整理できるため、紙文書の管理を負担に感じている方にはおすすめです。また、文書管理システムは検索性にも優れており、文書の登録段階でインデックスされるため、検索もスピーディーに行えます。目的の文書を効率良く探すにはぴったりの製品でしょう。

文書管理システムのメリット・デメリット

文書管理システムを導入すると社内資料を電子化できるため、紙文書の取り扱いは不要になります。導入後の業務効率化は間違いなしですが、利用に際してはいくつか注意点もあります。文書管理システムを利用する際はメリットだけに目を奪われると、導入後に「こんなはずではなかった…」と後悔する恐れもあります。以下、文書管理システムのメリット・デメリットを紹介するので、導入時の参考にしてください。

メリット
①文書を探す時間が短くなる
文書管理システムでは検索機能で、必要な資料をすぐに探せます。Word、PowerPoint、PDFなどさまざまなアプリケーションに対応しており、会社の資料はほぼ登録可。データ化された文書はフォルダごとに整理されスピーディーな検索を実現します。

②どこでも資料を閲覧・編集できる
文書管理システムはデジタルで管理しているため外出先からでも文書データを確認・編集することができます。特にクラウド型の文書管理システムは、インターネット環境があればスマホ・タブレットからでも資料の閲覧・編集が可能です。外回りの多い営業社員、出張の多い会社では特に重宝するでしょう。

③文書保管の省スペース化
文書管理システムを使えば社内資料を全て電子化できるため、紙文書の保管スペースは不要となります。現在、資料を保管している場所は削減できるのでオフィススペースを有効活用できます。また、保管スペースのために費用が発生している場合はコスト削減も可能です。

④セキュリティの強化
多くの文書管理システムは堅牢なセキュリティ体制を構築しており、厳しいアクセス権限により情報漏洩を防止します。また、紙での管理だと紛失などの心配がありますが、文書管理システムはデジタルで管理できるため紛失の心配もありません。万が一の災害の際も安心です。

デメリット
①データ化作業が必要
文書管理システムは文書を電子化して保存できますが、紙の文書に関しては、スキャンなどのデータ化作業が必要です。紙文書の枚数によっては膨大な量を一枚一枚スキャンしなければならず、大きな負担になることもあります。そのためだけに時間を割かなければならないことも多々ある点はデメリットと言えるでしょう。

②システムの使い方の習得
文書管理システムに限らず社内システムを導入した際は、最初に操作をマスターしなければなりません。管理者はもちろん、社内全員で使う際はデジタルが苦手な人の指導などが必要になります。全社的にスムーズに導入をするにはできるだけ直感的に扱えるもの、操作性の高いものを選ぶことをおすすめします。

③運用管理
文書管理システムは運用方法やセキュリティ面の管理、管理場所の整理などある程度の運用が必要な場合もあります。クラウド型の場合はベンダー任せにできる部分も多いですが、システムを自社構築するオンプレミス型の場合は運用管理に一定の労力がかかります。

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文書管理システムの選び方

文書管理システムの選び方として注目すべきは種類と機能です。文書管理システムの種類はクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネットを介してベンダーの提供するサービスを利用するスタイルで、導入ハードルは低いのが特徴です。大がかりなシステム構築をする資力のない場合や、少人数での利用にはおすすめです。
オンプレミス型は自社内でシステム構築をする必要があり、初期費用は高額です。また保守・運用も自社対応のため人的リソースも必要となります。大規模なシステムを必要とする場合、大企業など大人数で利用する場合に適しています。
文書管理システムの機能は標準的なもののほかに、特長ある機能を搭載している製品もあります。最適な製品を選ぶには自社のニーズを明確にすることです。ニーズが明らかになれば必要な機能も分かるため製品選びの際のミスマッチを防げるでしょう。

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文書管理システムの価格・料金相場

文書管理システムの価格・料金相場はクラウド型とオンプレミス型で異なります。クラウド型の価格は比較的低額の初期費用と月額料金で構成されます。月額費用は従量課金制のことが多く、利用ユーザーが増えるごとに料金もUPします。
オンプレミス型はシステム構築に数十万円～数百万円の費用を必要とします。初期費用こそ高額ですが、一度システムを構築すればクラウド型の様にベンダーに月額費用を払う必要はないため、ランニングコストは押さえられます。また料金体系が利用人数に依らないため、大人数での利用におすすめです。

・クラウド型
月額費用：500円～1,000円程度/1ユーザーまたは年額費用：1万円程度/1ユーザーなど
・オンプレミス型
30万円～100万円程度など  

文書管理システムとオンラインストレージの違い

オンラインストレージは様々なファイルを保存しておく機能が充実していますが、文書管理はより高い権限設定や検索性、ワークフロー機能など日本企業の業務に最適化された機能が搭載されています。また、法律上文書管理の体制が決められているため、それに適合した文書管理の方法が望まれています。
文書管理とオンラインストレージとの一番の違いは、文書管理システムが一元管理するシステムであるのに対し、オンラインストレージは文書を保存する入れものである点です。文書管理システムはオンラインストレージをより進化させたものと言えるでしょう。　

電子帳簿保存法とは

1998年に成立した電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを認めた法律です。業務で発生する膨大な紙書類のペーパーレス化を進めるのに貢献。成立当初は、適用に際して要件が多く導入する企業も少ない状況でしたが、数回の改正により取り入れる企業も増加しています。
文書管理システムを利用して国税関係の帳簿類を管理する際には、電子帳簿保存法が適応されるため、しっかりと対応できる機能があるものを選ぶのが良いでしょう。

行政文書の管理方法

行政文書の管理方法は、公文書管理法によって定められています。行政文書の作成、管理、保存、行政文書ファイル管理簿への記載・公表、保存期間満了後の国立公文書館等への移管又は廃棄など、文書のライフサイクルに沿った法律によって管理方法が規定。さらに、行政文書の管理状況の報告や行政文書管理規則なども定められています。

文書管理の分類方法とは

文書の管理において、分類方法は2種類あります。
総務部など社内の文書管理を統括する部門で分類などを決めて行うのを「ワリツケ方式」と言います。分類方法をトップダウン式で全社に適応するため、ある程度画一化した分類方法で文書を管理することが可能。しかし、現場レベルで発生する細かい文書に関して分類・管理するのは不向きと言えます。
一方、実務部門で分類方法を決めていくのが「ツミアゲ方式」と言います。通常の業務に沿った分類方法を採用することで、実務レベルでは運用がしやすいのが特徴。しかし、実務担当者の分類方法に頼ることになるため属人化することもあります。
また、会社経営に大きくかかわるある一定レベルの文書を「ワリツケ方式」、現場レベルを「ツミアゲ方式」で管理する「ハイブリッド方式」も分類方法として取り入られています。
文書管理において分類をする際は、どのようなルールで文書を分類管理するのか方法を明確にしておくことが大切です。その他、ファイル名を付ける際の規則なども簡単ですが大切な管理方法と言えます。業務や部署によって、文書管理における分類方法を柔軟に変えることも大切でしょう。

自作の文書管理システムと既存サービスの違い

文書管理システムを導入する予算がない場合、エクセルを活用して文書管理を行うことが可能です。エクセルを活用しての自作の文書管理では、「ファイル名の管理」「フォルダ管理」「インデックスファイルの作成・運用」が重要になります。
「ファイル名の管理」は、ファイルを検索しやすくするための重要なポイントです。契約書や請求書などの文書名、プロジェクト名や取引先名、作成年月日などを付けると良いでしょう。ファイル名を付けたら、「フォルダ管理」。運用ルールを作成し、どのようなファイルをどこのフォルダに格納するかを明確化することが必要です。
最後に、「インデックスファイルの作成・運用」。作成したファイルのファイル名、作成者、格納フォルダ、作成年月日などファイルの属性情報をエクセルで一覧化します。ファイルの各種情報を管理することですぐにファイルを検索し状況を確認できるため、文書管理がスムーズに行えるでしょう。ファイルを変更する際は、インデックスファイルを更新することが必要です。
自作の文書管理では費用をかけずに使用することができますが、文章内の検索などIT技術を使った高度な検索機能などは望めません。また、文書のバージョン管理や契約期限の通知といった機能もないため、より高度で効率的な文書管理をしたい場合は提供されている文書管理システムの導入を検討しましょう。

文書管理規定とは

文書管理規定とは、文書管理を行うにあたってのルールのことを言います。文書管理を行う際の運用ルールは一般的に文書管理マニュアルですが、文書管理規定はより上位の概念として、企業としての文書管理のありかたを明確に定義。そのため、全社的な規定であり部署間で違うといったことはありません。
文書管理規定には、規定が電子書類か紙書類かどの範囲まで適用されるか、ファイル名や管理番号など保管・参照・編集のルールなど各種項目が策定されます。そのほか、廃棄や規定を破った際の罰則なども明記することが多いです。
文書管理規定は、企業の上場やISOの認定を取得する際には作られることが多いです。高品質な製品やサービスの提供の証であるISO9001でも文書管理について基準を設定。品質に関する文書の作成や利用する際の運用ルール、保管期間が正しいかどうか判断されます。

文書管理システムのシェア

文書管理システムで導入企業の多いシステムを紹介します。セキュアSAMBAproは2,500社、ASTRUX2.0は1,000社以上、MyQuickは約800社、SpaceFinderは620社、楽々Document Plusは600社以上が導入しています。