ワークフローシステム(3ページ目)

ワークフローシステムの検索結果の3ページ目です。

ワークフローシステムの検索結果

44件のワークフローシステムをご紹介します。

該当 44 3ページ目 41〜44件
トライアルあり

Business WorkFlowは新日本コンピュータマネジメントが提供する製品です。導入後の管理・運用が簡単なので、誰でもすぐに使用できます。多言語対応も特長の1つで、英語・中国語をはじめドイツ語などさまざまな言語での申請が可能です。

株式会社KDS

申請便は簡単に使えるSaaS型ワークフローシステムです。申請から決済までの時間短縮やペーパーレスによる紙や保管庫の費用削減を実現。プライバシーマーク取得済みでセキュリティ万全なデータセンターで運用しているので、安心して利用できます。

株式会社 東計電算

Findワークフローは、ワークフロー機能をはじめ、文書管理機能・ポータル機能など多くの機能を備えたシステムです。メールと同じ感覚で使える簡単な操作、自由自在な画面・ワークフロー設定が魅力。

株式会社ラキール

LaKeel Workflowはラキールが提供するワークフローシステムです。他システムと柔軟に連携にし、申請・承認業務を効率化します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、「組織における申請・承認手続きの流れ」をデジタル化したシステムです。稟議申請や交通費精算など、数種類の申請・書類の提出・承認に人的リソースを割く必要があった手続きを全てシステム化し、業務の円滑化を実現します。

このようなSaaS系サービスによって書類を電子化することで、申請や承認の業務の自動化、紛失の恐れが伴う紙ベースでの管理からの脱却が可能です。多くの決裁があり確認までの流れがスムーズにいかない組織には効果的なツールと言えるでしょう。また、電子文書管理することで不正の発見、改ざん防止にも役立つといった事例もあります。

さらに詳しく知りたい方は、ワークフローシステムとは?機能や導入ステップを解説【2021年最新版】|アイミツSaaSをご覧ください。

ワークフローの仕組みと使い方

ワークフローの仕組みは文書の作成、承認、適用、保存、そして破棄までの一定のプロセスをシステム化して効率化を図るというものです。従来のプロセスであれば人から人へ回覧されていく時には作成したものを印刷し確認者へ届け、さらに何人かの目を経て承認後に戻されます。時間がかかっていた工程を、システム上で一元管理し早ければ数時間で終わるようにしてくれるのです。

使い方は簡単で、作成した書類をシステムで上申、あとは関係者がそれぞれの場所から確認決裁をして完了。たったこれだけのことで何日もの待ち時間が解消されるでしょう。ワークフローは書類の作成者にとっても、決裁者にとってもリスクを軽減し業務効率化を実現するシステムです。

ワークフローの機能

ワークフローシステムは、書類作成、決裁から廃棄までの流れをデジタル化してくれるシステムであり、その仕組みをより効率良く進める為の機能が多く備わっています。例えば書類作成時のテンプレート機能は手早く作成でき、多数のフォーマットを混在させないために役立つでしょう。書類の中身に合わせて自動で決裁者を選定し届けてくれる機能が備わっているものもあり、承認決裁フローを効率良くしてくれます。ワークフローを細分化し、どういった機能があるとより便利に使えるのかを考えてサービスを選びましょう。

ワークフローのメリット・デメリット

 ワークフローを導入することで得られるメリットは多数ありますが、1つのシステムで書類を共有することでプロセスの可視化ができ、進捗状況が把握しやすいことも大きな利点です。その他、業務スピードの向上と経費削減などさまざまな恩恵が受けられます。ですがこれらはしっかりとシステムを使いこなしてこそ、得られるメリットです。導入してすぐは新しいシステムに抵抗感のある部署やメンバーへのサポートが重要になってくると言えるでしょう。またペーパレス化できることもメリットですが、法律上紙による保管が義務づけられているものがあるので注意してください。

 メリット
 ①プロセスの可視化
申請書がどこで停滞しているのか、誰が担当したのかなど進捗状況を常に確認することで、業務のブラックボックス化を防ぎます。また、システムで承認ルートを管理することができるため、情報管理や不正防止なども可能。内部統制の強化としても活躍してくれるでしょう。

 ②スピードアップ
申請・承認もシステム上ですぐに行われるため、書類を回す時間などが削減されスピードアップに貢献。また、スマホから作業できるシステムも多くリリースされており、外出先からでも申請・承認が可能です。わざわざオフィスに戻る必要が無く、迅速に業務を完了できます。

 ③ペーパーレスで費用削減
紙での申請書が不要なので、印刷紙代が削減できます。また、紙で申請書類などを保管しておくこともないため保管場所の確保や監理工数もカット可能です。さらに、システム検索ですぐに過去の文書を見つけられるため、管理も楽になるでしょう。

 デメリット
①ペーパーレス化できない申請書
原本での保存が義務付けられている書類は、システムで運用できません。自社で主に扱う書類がデジタル化できるかどうかを予め確認しましょう。

 ②操作が難しい
ワークフローシステムを導入しても、使いこなせないと意味がありません。操作に抵抗を感じる場合は、かえって業務が滞る可能性も。導入前に、自社の社員が活用できるか、サポート体制は充実しているかの確認が必要です。  

さらに詳しく知りたい方は、ワークフローシステムのメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】|アイミツSaaSをご覧ください。

ワークフローの選び方

ワークフローを導入する際には、まずは導入目的を明確にしましょう。その上で、課題を解決できる機能が備わっていてコストの見合う物を選ぶのがポイントです。次に自社に合うワークフローを比較検討する際は、書類のフォーマットを確認し、移行コストがなるべくかからないようにすることも重要になります。例えば、使い慣れているExcelと連動して活用したい場合は、出入力形式がCSVに対応していると移行がスムーズになるでしょう。
新しいシステムの導入によって、業務効率化を図るつもりが思わぬ苦戦を強いられるような事態は避けたいところです。ワークフローシステムを他のシステムと連携させたい場合は、拡張性の高さも選ぶポイントに入ってきます。目的に応じた選び方と、スムーズな移行ができる選び方、この2つが重要です。

さらに詳しく知りたい方は、ワークフローシステムの選び方を徹底解説【2021年最新版】|アイミツSaaSをご覧ください。

ワークフローの価格・料金相場

ワークフローの料金は、クラウドタイプかオンプレミスタイプによっても異なりますが、クラウドタイプであれば1ユーザーあたりの月額費用は300円~500円程度が目安です。初期費用は無料のものから15万円程になります。対してオンプレミスタイプであれば初期費用として20~300万円程が目安です。オンプレミス型の場合は特に、導入するシステムによって金額の幅があるので、どのような違いがあるのかを事前によく確認して導入しましょう。

・クラウド型
初期費用:無料~15万円程度
月額費用:300円~500円程度/ユーザー、など

・オンプレミス型
初期費用:20万円~300万円程度

ワークフローとBPMとの違い

ワークフローは、申請・承認の業務を漏れなく、その流れを早くすることで効率化を図ります。一方でBPMは申請・承認の業務に関わらず、あらゆる業務のムリ・ムダやボトルネックを発見し、業務プロセスを組み変えることで効率化。ワークフローは、主に書類の申請・承認に関係する一連のフローを効率化するために使用し、BPMは、より大きな業務プロセスの改善と効率化を行うためのシステムです。

ワークフローは承認までの流れを自動化、効率化してくれますが、実際の承認は必ず人が行います。承認自体は人の手で実施しなければいけませんが、それ以外の流れや保管、処分といったことはワークフローシステムに任せることが可能。BPMは、プロセスの改善と再構築を行いシステム自体がモデリングやシミュレーションによって検証や分析をすることで、業務プロセスそのものを作り直します。

ワークフローとプロジェクト管理ツールとの違い

プロジェクト管理ツールは、取り組む作業者のToDo管理から全体のスケジュールを可視化できるガントチャートといった、文字通りプロジェクトの管理を効率化してくれるツールです。申請・承認の業務を効率化させるワークフローとプロジェクト管理ツールはその役割が明確に違います。承認や決裁フローの効率化を図りつつ、取り組んでいるプロジェクトごとの管理も効率良く行いたいのであれば、両方のツールを併用して使うことで高い効果を発揮するでしょう。

どちらも業務効率化を図るツールなので、それぞれの特長を理解して相乗効果を狙うのは良い活用方法と言えます。

ワークフローとグループウェアとの違い

グループウェアはコミュニケーションの活性化と、社内の情報共有をスムーズにするために活用するシステムです。導入の目的が承認決裁のワークフロー効率化にあるなら、ワークフローシステムを導入する方が、低コストで効果的な改善と言えるでしょう。グループウェアの中には、ワークフローシステムの機能を持っているものもあるので、コミュニケーション改善も含めた全ての機能が必要であれば、ワークフロー付きのグループウェアを導入するのも手です。

しかし、グループウェアは対応できる幅が広く非常に多機能なシステム。ワークフローをメインで運用する場合には、多機能さが余計に感じられ運用コストも高くなるので、ワークフローだけでも充分な結果になることも考えられます。

ワークフローシステムのシェア

Donutsが提供するジョブカンワークフローは、導入社数は1万社以上を超えて使用されています。さまざまな書類申請に対応することができ、スマートフォンからでも申請と承認ができるクラウド型のワークフローシステムで、申請承認にかかる業務時間を1/3にまで軽減することが可能です。また国内に2,000台、世界に7,000台のシェアを誇っている富士フィルムのFUJIFILM WORKFLOW XMFは、見える化によって働き方改革を改善し収益増収をサポートしてくれます。

承認決裁の業務フローは、業務効率化を図るためには改善が必要な重要な項目であり、ワークフローシステムのシェアは国内外に広がっていると言えます。業務改善をするにあたって広く浅く対応するよりも、ワークフロー改善のようにより細分化された項目に目を向け、改善していくのが良いでしょう。

ワークフローシステム以外のSaaSサービス

アイミツSaaSではワークフローシステム以外のSaaSサービスを取り扱っています。是非、その他のSaaSサービス選びにもご活用ください。