ビジネスチャットツール（2ページ目）

ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、ビジネス利用に特化したチャットツールのこと。タスク・プロジェクト管理機能とチャット機能による社内コミュニケーションの活性化を支援するITツールです。
LINEやカカオトーク、Skypeなどのような一般的なコミュニケーションツールとは機能面はもちろんのことセキュリティ面も異なり、ログ管理や細かなユーザー権限設定、アクセスできるIPアドレスの制限なども可能。安心して業務に関するやりとりを行えます。
昨今はテレワークなども取り入れた柔軟な働き方にシフトしていることから、社内のコミュニケーションをより豊かなものにするためにもメールより気軽にやりとりできるビジネスチャットツールに人気が集まっています。

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ビジネスチャットツールの仕組みと使い方

ビジネスチャットツールは、LINEなどの普段使っているコミュニケーションと変わらぬ操作感で利用することができますが、ビジネスにおけるさまざまなシーンで役立ちます。
たとえば、プロジェクトごとや部署ごとに分けてグループチャットを設けることができ、そこで業務上のやりとりだけでなく必要なファイルの受送信や管理も行えるため、やりとりはメールで、ファイル管理は別のオンラインストレージで……と分ける必要がありません。一元化できることにより、業務効率も高まります。
また、テキストによるチャットだけでなく通話やテレビ通話も行えるため、オンラインミーティングを行うことも可能。わざわざ会議室を借りなくとも、気軽にWeb会議を開くことができます。
メールでのやりとりよりも堅苦しくなく、スタンプを使ったレスポンスも行えることから、社内のコミュニケーション活性化にも役立つツールです。

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ビジネスチャットツールの機能

ビジネスチャットツールには、さまざまな機能が搭載されています。
1対1で会話できるダイレクトメッセージ機能をはじめ、チームや部署ごとなど複数名で会話できるグループチャット、音声通話やビデオ通話などといった基本的な機能をはじめ、ファイル管理や個人・チームのタスク管理も可能。ログイン状況や利用状況から、エンゲージメントの分析やオーバーワークの検知まで行えるものもあります。
ユーザーそれぞれに細かな権限設定も行うことができ、利用できるユーザーは社内外を問いません。たとえば社外のチームメンバーを特定のチャットルームにだけ招待するという使い方も可能です。

ビジネスチャットツールのメリット・デメリット

ビジネスチャットツールの代表的なメリットは、チャット機能によって気軽に社内グループでコミュニケーションが取れることに加え、電子ファイルの共有やタスク管理が行えること。業務の効率化に貢献します。一方で過剰なコミュニケーションが増えやすいこと、行き交う情報が複雑になってしまうことには注意して運用しなければなりません。

メリット

①コミュニケーションがスムーズに
ビジネスチャットツールを導入する最大のメリットは、スムーズなコミュニケーションができるということ。離れていながらもリアルタイムなやりとりを行えるため、テレワークでも問題ありません。音声通話やWeb会議機能もあわせて活用することにより、コミュニケーション不足は防げるでしょう。

②業務の効率化
ビジネスチャットツールを導入すれば、これまでよりも情報共有の速度が上がるだけでなくタスク管理やファイル共有・管理などといった便利な機能もあわせて利用できるため、業務の効率化が進みます。チームごと、部署ごとなどでグループチャットやWeb会議も行えることから、無駄な会議の数も減らすことができるでしょう。

③セキュリティ強化
ビジネスチャットツールは厳重なセキュリティ下で利用することができ、金融機関でも使用されるようなセキュリティシステムを採用していることも。ログ管理やIPアドレスの制限、細かな権限設定や2段階認証など、情報を徹底して守ることのできる機能も満載です。

デメリット

①無駄なコミュニケーションが増える
コミュニケーションがスムーズになるのは非常に素晴らしいですが、最初は業務上のやりとりであったものの次第に話がずれてだらだらと会話が続いてしまう、なんてことも。もしも業務に悪影響を及ぼすと見られた場合には、グループチャットを作成する際に上長も必ずメンバーに入れる、ダイレクトメッセージはなるべく使わないようお願いするなど、対策を講じましょう。

②精神的なプレッシャーとなる
いつでもどこでも気軽にメッセージが送れることにより、帰宅した後や休日であっても上司や同僚から仕事の連絡が届き、休みたくても気が休まらない……という状況になってしまうことも。自分がログインしない限りは通知がオフになるよう設定しておくほか、業務時間外のメッセージは控えるようお願いするなど対策をとりましょう。

③対面のコミュニケーションが減少する
ビジネスチャットツール上で問題なくやりとりができるため、これまでよりも対面によるコミュニケーションが減り、なんでもチャットで済まされてしまうなんてことも。テキストのやりとりだけでは解釈のすれ違いが起こることもあるため、音声通話やビデオ通話も有効活用しましょう。

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ビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットツールの選ぶ際の大きなポイントは、導入形態です。導入形態にはクラウド型とオンプレミス型があります。それぞれに特徴があり、自社にあった形態で導入することが大切です。
形態はクラウド型のビジネスチャットツールが多く、価格も安価なものが多いです。社内でデータ共有やチャットデータを管理したい場合は、多少価格が高くてもオンプレミスの導入がおすすめです。
安全性の高さも大切です。ビジネスチャットツールには、チャットや共有ファイルなどのデータが蓄積されますので、機密情報を守るためにもファイル・通信の暗号化を代表としたセキュリティ機能が充実しているサービスを選択しましょう。

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ビジネスチャットツールの価格・料金相場

ビジネスチャットツールを利用する場合、1アカウント（ユーザー）あたりいくらという料金体系が主流です。
基本的には1アカウントあたり〜500円以内に収まることが多く、500円以上となると少し相場よりは高めと言えます。
一方、ユーザー数◯人まででいくらという料金体系もあるようです。
また、多くの場合クラウド型のビジネスチャットツールを導入する傾向にありますが、オンプレミス型もないわけではありません。しかし、どれくらいの規模か、ビデオ通話の参加者は何人までか、ストレージの容量はどれくらいかなどによって費用は大きく異なり、クラウド型よりも高くつくので注意しましょう。

・クラウド型
月額費用：150円～2,000円程度/1アカウント

・オンプレミス型
個別の案件によって変動（アカウント数、グループチャット数、ビデオ通話の参加者数、ストレージ容量、広告表示是非など）

ビジネスチャットツールとグループウェアとの違い

グループウェアは、情報の共有ややりとりをする人向けの機能が全て備わっているソフトウェアのことを言います。ビジネスチャットは、カジュアルなコミュニケーションを実現するためのソフトウェアです。
グループウェアの代表的な機能であるタスク管理やファイル共有、スケジュール管理などはビジネスチャットツールにも搭載されていますが、アドレス帳の管理や掲示板機能、議事録作成や日報機能、設備予約管理機能、ワークフロー管理機能などはグループウェアでないと利用できないことが多いでしょう。
一方グループウェアには、ビジネスチャットツールと同じ感覚で使用できるチャット機能やメッセージ機能も搭載されています。
「ビジネスチャットツールも欲しいが、日報作成やワークフロー管理なども一元化できるシステムが欲しい」という場合にはグループウェアがおすすめかもしれませんが、社内のコミュニケーションに特化したツールが欲しい場合や、よりシンプルなものを求めているという場合にはビジネスチャットツールがおすすめです。

ビジネスチャットのマナー

ビジネスチャットツールが持つコミュニケーションの気軽さは、グループの情報共有に役立つメリットといえる一方で、従業員がプライベートと混同してしまい業務効率を下げるリスクも含んでいます。
ビジネスチャットツールを利用する上で、大切なのはマナーを守ること。「チャット利用は業務時間内のみ」「ビジネスに相応しい内容にする」など、社内で適切な運用を促すルールを設けると良いでしょう。
より有効に活用したい場合は「チャットに出来るだけ反応する」「簡潔で検索しやすいメッセージにまとめる」というように、積極的な運用を促す雰囲気を作ることも大切です。

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ビジネスチャットツールのシェア

ビジネスチャットツールはさまざまな企業に導入されていますが、代表的なチャットツールのシェア数はどれほどなのでしょうか。
たとえば、ビジネスチャットツールと言えばこれ、と言っても過言ではない「Slack」の場合、導入社数は世界で75万社。圧倒的な導入実績を誇り、日本国内においても数多くの企業で利用されています。また、国産ビジネスチャットツールとして多くの人気を集めている「Chatwork」の導入社数は、29万6,000社以上。直感的に操作できる簡単さや、金融機関レベルのハイレベルなセキュリティ体制などが人気の理由でしょう。
単なるコミュニケーション機能だけでなく、会社への興味・関心度やオーバーワーク管理などまで行える「Talknote」は約1,000社で導入。利用継続率が98.8%にものぼることから、使いやすさや信頼の厚さがうかがえます。

ビジネスチャットツール導入の失敗事例

ビジネスチャットツールを導入したのに、なぜか思うように活用できない……という場合もないとは言い切れません。
よくある失敗例としてあげられるのが、導入してみても使い勝手が悪かったというパターン。社内のコミュニケーションを活性化させるためには誰もが使いやすいと思えるツールを導入する必要がありますが、直感的に操作できない、わざわざ使用方法を細かく指導する必要があるという場合には、結局使用することが億劫になり使用頻度が下がってしまいます。
1週間〜数週間の無料トライアルを用意しているサービスが多いため、まずはどれだけ使いやすいかを確認してから、誰もが問題なく使用できると判断できた場合のみ契約へと進みましょう。
また、すでにグループウェアなどの既存ツールがある場合、棲み分けができないままあまり活用されないなんてことも。ビジネスチャットツールを導入した目的をきちんと提示し、どういったシーンで使えばいいのかを明らかに示しましょう。

ビジネスチャットツールで使いやすい例文

ビジネスチャットツールであればメールよりも気軽にコミュニケーションが取れると先に述べましたが、だからと言ってまるで友人にLINEを送るかのような文章はNG。同僚や後輩とのやりとりであればフランクでも問題ありませんが、上司とのやりとりではマナーに気をつけましょう。
たとえば何か上司からメッセージが届いた場合、そのメッセージを確認したことを伝えるのがベストです。「◯◯の件、承知いたしました。ご連絡ありがとうございます」のように伝えるといいでしょう。
また、「お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします」や、「詳細は添付ファイルにてご確認お願いいたします」など、使用頻度が高そうなものはPCで辞書登録を済ませておくと便利かもしれません。
メールとは異なり、「◯◯様」や「お世話になっております」を冒頭につける必要はありません。挨拶を入れるのであれば「お疲れ様です」くらいがちょうどいいでしょう。