【2024年最新】ワークフロー機能搭載のおすすめグループウェア5選
ワークフロー機能を実装したグループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するとともに、各種申請・承認の電子化などを通じて業務効率の向上が図れるサービスです。
この記事では、発注業者比較サービス「PRONIアイミツ」が、ワークフロー機能を実装しているおすすめのグループウェアを厳選。5つのサービスを紹介するとともに、ワークフロー機能のあるグループウェアを使用するメリットや選び方などを解説していきます。
- ワークフローとは
- グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由
- 【比較表】ワークフロー機能も使えるグループウェア
- ワークフロー機能も使えるグループウェア5選
- ワークフロー機能付きのグループウェアを選ぶ注意点
- まとめ
ワークフローとは
「ワークフロー」とは、業務に関する一連の流れやその流れを図式化したものなどを指す言葉です。「誰が」「何を」「担当・判断し」「完了させるのか」の明確化により、業務をスムーズかつ確実に進めることができます。
そして、このワークフローを電子化したものを「ワークフローシステム」と呼びます。従来はアナログで行っていた業務をシステム上で行うことでさらなる効率化が図れることにくわえて、ペーパーレス化によるコスト削減や書類の紛失を防止できるといったメリットがあります。
グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由
グループウェアとは、企業や団体など組織内での情報共有やスケジュール管理を通じて全体的な業務効率の向上を図るツールです。以下からは、グループウェアにワークフロー機能があると便利な理由を具体的に解説していきます。
業務効率化が進む
グループウェアの代表的な機能としてあげられるのは、全社員のスケジュール共有や会議室・備品の利用状況の確認・予約などですが、なかにはワークフロー機能が備わっているものや、連携に対応しているものがあります。
グループウェアにワークフロー機能が備わっていれば、各種申請・承認をはじめとしたさまざまな手続きの電子化が実現するため、業務をより効率的に進めることが可能です。また、システム上で手続きを進める特性上「担当者がつかまらない」「承認を得るために何度も離席する」といった課題の解消につながるのもうれしいポイントでしょう。
コストダウンできる
ワークフロー機能のあるグループウェアを使用すれば、申請・承認をはじめとする作業が電子化されるため、紙の資料の用紙代や印刷代を削減することができます。複数の拠点をもつ場合でも他拠点へ紙の書類を郵送する必要がなくなるので、郵送費用の削減にも役立つでしょう。
また、グループウェアは全社への情報共有にも活用できるので、情報の周知だけでなく過去の情報の確認も容易です。また、全社員のスケジュールが簡単に確認できるので、社内の打ち合わせや外部からの来客などの調整の負担軽減も実現するでしょう。
【比較表】ワークフロー機能も使えるグループウェア
ここからはワークフロー機能も使えるグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。
ワークフロー機能も使えるグループウェア5選
昨今ではIT化や業務効率化の促進に注力する企業が増加傾向にあることから、さまざまな機能を備えたグループウェアが各社から提供されています。以下からは、数あるグループウェアのなかからワークフロー機能が使えるサービスを紹介していきます。
「サイボウズ Office」は、東京をはじめとする全国8ヵ所にオフィスをもつサイボウズが提供するグループウェアです。1997年の発売以降、累計導入数は6万5,000社以上と豊富な実績を誇ります。
スケジュールや掲示板、施設予約、ファイル管理にくわてワークフローが標準搭載されており、PCだけでなくスマートフォンからでも申請・決済が可能。場所を選ばずに申請業務が行えるのは大きな魅力といえるでしょう。
クラウド版は5ユーザーから利用が可能で、初期費用無料、月額費用は1人あたり500円(税抜)からとリーズナブル。セキュアアクセスやディスク増設もオプションとして提供しています。また、パッケージ版は「スタンダードコース」が10ユーザー6万3,800円(税抜)、20ユーザー9万7,800円(税抜)など、規模に応じて選択が可能です。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- とても使いやすいです。いつも利用をしていますが満足しています。時間の短縮及び改善をしており問題ありません。
- ユーザーフレンドリーで、IT未経験者にも手軽に使えるのが、業務効率化円滑化にとても重宝しています。 サポート体制も整っています。
「NI Collabo 360」は、東京都千代田区に本社を構えるピー・シー・エーが提供するグループウェアです。クラウド版とパッケージ版が用意されており、クラウド版は初期費用5万円・1名あたり月額費用360円、パッケージ版はユーザーライセンス数10名で5万8,000円、20名の場合は9万6,000円(価格はいずれも税抜)となっています。
スケジュールや回覧板・文書共有管理といった基本的な情報共有機能にくわえて、各種申請に対応している高度なワークフローが標準搭載されているのが特徴。独自のフォーム作成も可能なので、環境に合わせた申請書を作りたいという場合にも便利なサービスです。また、PCとスマートフォン、タブレットからの閲覧に対応しており、デバイスを問わず使いやすい画面で操作ができるのも魅力といえます。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社員一覧の予定が見やすく、使いやすいです。使い方もシンプルでわかりやすいです。 ここ1、2年くらいで、グループウェアが変わったのですが、以前使用していたものと比べても予定の登録や閲覧方法が安易で使いやすくなった気がします。
- 商談履歴を確認出来、顧客情報も簡単に絞り込みが出来るため、重宝している。 また社内資料の共有でも役立っている。
サイボウズが提供する「Garoon」は、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。クラウド版とパッケージ版が用意されており、クラウド版は1ユーザー単位で契約が可能(最低10ユーザーから)で、300ユーザーまでの場合は1ユーザーあたり月額845円(税抜)、301〜1,000ユーザーの場合は1ユーザーあたり800円(税抜)で利用することができます。
ポータルやスケジュール、メッセージのほかワークフローも実装しており、経路分岐や冗長設定、代理申請・承認など日本企業の慣習に合わせた設定が可能。管理機能ではアクセス権の設定や監査ログ、アプリケーション管理などに対応しているので、システム管理側の負担軽減が期待できます。
また、日本語・英語・中国語の3言語に対応しているので、海外に拠点のある会社にもおすすめのグループウェアといえるでしょう。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- Garoonにグループウェアが変更になってから10年程経ちましたが不便だと思った事はありません。スケジュールも入れやすく掲示板機能を活用して全社に周知する事も出来るので便利に使っています。
- メッセージ機能があるのがよい。メールと違い連続性が保たれ、チャットみたいに参加者同士で意見が言いあえたり情報共有できるところが良いと思う。
「desknet's NEO」は、神奈川県横浜市に本社を構えるネオジャパンが提供する高機能グループウェアです。25種類以上もの基本アプリケーションが用意されているほか、ユーザーファーストで開発を進める姿勢や丁寧なサポートが好評を得ており、全国の企業や自治体、政府機関などに導入されています。
もちろんワークフロー機能も標準で搭載されており、スマートフォンからの操作にも対応しているので「外出先から申請・承認を行いたい」という場合でも安心です。クラウド版と2種のパッケージ版が用意されており、クラウド版は初期費用0円、1ユーザーあたり月額400円(税抜)で利用が可能。小規模パッケージ版は5ユーザーで3万9,800円(税抜)から、大規模パッケージ版は100ユーザーで41万円(税抜)から申し込むことができます。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- とてもわかりやすい画面で、見やすいです。説明書がなくても使えるので、とても便利です。シンプルに使えますが、様々な複雑的要素も加味されておりますので、グループウェアを初めて使う方々にもわかりやすく、便利でいいと思います。
- 操作性が良い。 シンプルであり、簡単に使うことができる。 また、グルーピングや設備予約等、社内システムや設備の更新にも柔軟に対応することができる。 但し、登録先の社員をもっと素早く検索し見つけることが出来ると尚良い。
「RiNK」は、東京都新宿区に所在するNovelSeed(ノヴェルシード)が提供するグループウェアです。格安の料金設定が最大の特徴で、もっとも安価な「スーパーライトプラン」は1ユーザー月額100円(税抜)から、「ライトプラン」は1ユーザー月額200円(税抜)から利用することができます。
スケジュール管理やTODO管理、日報、掲示板といった基本機能はもちろん、「ライトプラン」以上のプランでは顧客管理やweb申請(ワークフロー)、データ分析なども利用が可能です。ワークフロー機能では、任意の項目を組み合わせた申請フォーマットの作成や承認者の設定にも対応しているので、幅広いニーズに応えることができるでしょう。
また、「成長し続けるグループウェア」として、機能の追加を行っている点も魅力的なポイントです。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社内ポータル作成機能
- 文書管理機能
ワークフロー機能付きのグループウェアを選ぶ注意点
ここからは、ワークフロー機能を実装したグループウェアを選ぶ際に注意したい3つのポイントを解説していきます。グループウェアを導入する際は、以下の内容を意識して検討を進めることをおすすめします。
自由に申請書を作成できるか
凛議書や交通費申請、休暇申請など上長の承認が必要な項目はもちろん、申請から承認までの流れや承認ルール、件数などは企業によってさまざまです。企業のなかには承認の過程が複雑化しているケースもあるので、ワークフローシステムを導入する際は「申請書を自由に作成できるのか」というのが大切なポイントだといえます。
ワークフローシステムの導入は、既存の申請・承認作業を電子化することで業務効率化を図ることが目的です。そのため、まずは自社の申請・承認ルールや現状のフローなどを整理した上で、申請書を自由にカスタマイズできるワークフローが搭載されたグループウェアを選ぶようにしましょう。
誰でも使いやすいか
ワークフローを実装しているグループウェアを導入する際は、各サービスの機能や利用料金、カスタマイズ性に注目することは大切です。しかし、いくら機能が豊富であっても「操作方法がわかりにくい」「使いにくい」サービスを選んでしまった場合は、業務効率化は困難だといえるでしょう。
そのため、グループウェアを選ぶときに大前提として大切にしたいのは「誰もが使いやすい・わかりやすいサービスである」ということです。グループウェアのなかには無料トライアルを行っているサービスもあるので、「事前に操作性を確かめたい」という場合はそうしたサービスを利用するのも1つの手段です。
また、複数のグループウェアを実際に操作してみることで、自社にぴったりなサービスが見極められるでしょう。
スマートフォンでも使えるか
ワークフローシステム導入の大きな目的は「申請・承認作業の電子化」ですが、申請・承認そのものは人の手によって行われます。たとえば、ある経費精算を申請したとしても、承認はシステムが自動で行うのではなく、担当者が承認しなければ作業は完了しません。
グループウェアを操作できる端末がPCに限られている場合は、担当者が承認を行うための時間も限定されてしまいます。承認者が多忙な場合は承認を得るまでに時間を要することもあるでしょう。
しかし、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからの操作にも対応しているサービスであれば、場所を選ばずに申請・承認ができるので、業務の大幅な効率化が期待できます。
まとめ
この記事では、ワークフロー機能を搭載したおすすめのグループウェアを紹介するとともに、ワークフローシステムを利用するメリットやサービス選びのポイントをなどを解説してきました。
スケジュール管理や施設管理、ワークフローなど自社の環境に必要な機能を備えたグループウェアを導入すれば、よりスムーズな情報共有や申請・承認などを通じて業務効率化が図れるのはもちろん、将来的には事業の成長への影響も期待ができます。
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