【2024年最新】無料で使える名刺管理アプリおすすめ6選
気を抜くとすぐ溜まってしまう「名刺」。あなたは手元にある大量の名刺をどのように整理し、管理していますか。名刺ファイル?それとも「Excel」に名刺情報を入力?つい間に合わせの整理になっていて、必要なときに名刺をなかなか探し出せないことはありませんか。
「名刺管理ツール」によって、名刺に関するさまざまな課題が一気に解消されるに違いありません。大量の名刺の整理・管理に困っている方は、一度使ってみるといいでしょう。中でも重宝するのが、「無料」で使える「名刺管理ツール」。この記事ではおすすめの5選を紹介します。
- 名刺管理ツールとは
- 無料の名刺管理ツールを活用する7つのメリット
- 名刺管理ツールを導入する際のよくある懸念点
- 【比較表】おすすめの名刺管理システム
- 完全無料の名刺管理アプリおすすめ3選
- 有料プランにすると便利な機能が使える名刺管理アプリ3選
- まとめ
名刺管理ツールとは
人に会う機会が多ければ多いほど、「名刺」はどんどん溜まっていくものです。そして突然、名刺情報が必要な事態がやってきます。ビジネスに関わるものとしては、突然の事態に備えた準備は欠かせません。
「名刺管理ツール」を使えば、名刺管理の手間や時間を容易に削減できます。名刺がどこにあるのかわからなくなってしまうような、紙の名刺管理でありがちな問題は一切起こりません。「名刺管理ツール」を活用すれば、手軽に名刺をデータ化して一括管理できます。
「名刺」は、ビジネスを動かす可能性を持った重要なアイテム。上手に活用したいものです。一般的な「名刺管理ツール」では、名刺情報を自動でインデックス化しデータベース化することができます。名刺に関連する情報を取り出すこともできます。1枚の名刺が、見えていなかった相手の組織構成やネットワークを形作る重要なピースになってくれるかもしれません。 「名刺管理ツール」は単に名刺を整理整頓するためだけではなく、1枚の名刺を有効活用するためのツールなのです。
無料の名刺管理ツールを活用する7つのメリット
「名刺管理ツール」は、ITに詳しくない方でも簡単に使える便利なツールです。各社のツール機能やサービスでは、ユーザーにストレスなく使ってもらえるようなさまざまな趣向が凝らしてあります。
まずは、「名刺管理ツール」を活用することでどのようなメリットがあるのかをご紹介しましょう。
勤怠管理システムのメリットについて、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。
あわせてお読みください。
無料でも色々な機能が使える
名刺管理ツールには有料のものと無料のものがあり、基本的に有料版のツールのほうが多機能でサービスも充実しています。
とはいえ、名刺管理だけに費用をかけられない、極力コストを抑えたいという方も多いのではないでしょうか。名刺管理ツールは無料版でも十分な機能が搭載されているものも多く、中には名刺管理以外の機能があるものや外部連携ができるものもあります。しかし、有料ツールに比べると登録できる名刺の枚数が限られていたりするなど一定の制限もあります。無料の名刺管理ツールを導入する際には、できること・できないことを事前に把握しておくことが大切です。
大量のデータの管理・分類 検索の利便性が格段に向上
名刺を探そうとのは、多くの場合、名刺交換した相手の連絡先を知りたいからではないでしょうか。
早く電話やメールで連絡したいと焦るものの、なかなか名刺が見つからずもどかしい。多かれ少なかれ、誰にでも経験がありますよね。
「名刺管理ツール」を使う最大のメリットは、名刺情報が「探しやすくなる」ことです。
「名刺管理ツール」は、名刺をスキャンすることで名刺情報をデータ化。データにはたくさんのインデックスがつけられます。これにより、もし名前を忘れてしまったとしても会社名・面談日時・関連人物などで検索すれば情報を探し出せます。「名刺管理ツール」が持つ検索機能を使えば、名刺を探す手間や時間は確実に減らすことができるのです。
保管スペースが不要
名刺をスキャンして情報をデータ化することで、「名刺管理ツール」でデジタル管理できるようになります。
紙でのアナログ名刺管理では、大量の名刺の保管場所の確保が課題となりがちです。
しかし「名刺管理ツール」なら、サーバーやハードディスクの容量が確保できれば相当数の名刺データを保管できます。デジタル管理によって、保管スペースの課題を瞬く間に解消してくれるというわけです。
入力がカンタン
「大量の名刺をデータ入力するなんて面倒」と思う方も多いかもしれません。実はカンタンに名刺情報を入力できるのです。
一般的な「名刺管理ツール」では、スマホで名刺を撮影するだけでデータ入力ができます。名刺管理アプリを起動していれば、カメラを名刺に向けるだけでシャッターボタンを押さなくともスキャンしてくれるアプリもあります。「1枚づつ名刺を撮影するなんて面倒」と思う方には、複数の名刺を一度の撮影ですべてスキャンできるアプリもあります。普段使っているスキャナーで名刺情報を大量スキャンできるアプリもあります。
紙の名刺をファイルに入れて整理するアナログ作業よりも、ただカメラ撮影だけで名刺を整理できるほうが作業的には断然速くて簡単なはずです。さらに、名刺データを検索しやすいように自動でインデックス化・データベース化までしてくれる便利な「名刺管理ツール」なら使わない手はありません。
場所を選ばないクラウドサービス
突然「あの人に連絡をとりたい」と思うことがあります。名刺情報が必要になるときは、会社の外でも起こり得ることです。
外出先でも名刺情報を得られるのが、クラウド型の「名刺管理ツール」。登録した名刺データや関連情報を、スマホやタブレットから外出先でも検索することができます。受け取った名刺をその場でスキャンして、すぐ登録することも可能です。
メモ機能
ビジネスの場で話がうまく進んでいるときには、雑談でも話が弾んでいるケースが多いようです。雑談は、ビジネス上でも重要ポイントになりえる要素。会話の中で漏れ聞こえる相手の家族構成や住まい、趣味などのプライベート情報も逃しません。面談時の話を書き残せる「メモ機能」があると、非常に便利ではないでしょうか。
プライベート情報などをメモとしてプラスできる「名刺管理ツール」。面談内容・ビジネス以外の情報はコミュニケーションをとる上で、欠かせないもの。名刺データに関連する情報を一括管理し、フル活用したいものです。「名刺管理使ツール」を使うユーザーが増えているのも、うなずけます。
名刺交換した相手との連絡手段
一度会って名刺交換しただけの相手とどのようなコミュニケーションをとるかは、デリケートに考えたい課題です。いきなり電話したりメールを送ったり、ましてや突然訪問するのはハードルが高いと思われる方も多いのではないでしょうか。 相手によっては積極的にアプローチした方が良いこともありますが、当たりが柔らかいコミュニケーションが効果的なこともあります。
もしLINEの「メッセージ機能」のように手軽にコミュニケーションできるなら、過ぎた印象を相手に与えることはないでしょう。 多くの「名刺管理ツール」には、メールやメッセージなどのコミュニケーション機能が付加されています。チャット感覚のコミュニケーションをうまく活用すれば、次の訪問の機会が作り出せるかもしれません。
名刺管理ツールを導入する際のよくある懸念点
「名刺管理ツール」を利用することで、普段の業務を効率化するメリットは多くあります。それでも自分にとって本当に便利なツールなのか、迷う方もいらっしゃることでしょう。「名刺管理ツール」を導入する際にありがちな懸念について、1つずつ解消していきましょう。
無料ツールはセキュリティが不安
無料版のツールはセキュリティ面が不安という方も多いかと思います。無料ツールでも万全のセキュリティ体制を構築しているツールもあるため一概に脆弱とは言えませんが、有料版に比べると安全性の低いものがあることは否めないでしょう。誤って悪質なアプリをインストールしてしまうと、名刺情報が抜き取られてしまうおそれもあります。名刺情報が漏洩してしまうと会社の信頼が大きく低下するため、セキュリティ事故だけは防がなければなりません。
無料ツールを導入する際は、通信の暗号化やログイン認証の二重化など、複数のセキュリティ対策を行っているツールを選ぶようにしてください。高いセキュリティレベルを求める場合は、有料のツールを使うのが安全です。
山積みの名刺を読み込むのに延々とかかりそう
大量の名刺を目の当たりにすると、「名刺管理ツール」に入力するなんて気が遠くなりそう。そう思われるかもしれませんね。
多くの「名刺管理ツール」では、スマホ・タブレットで名刺をカメラ撮影するだけで名刺情報を自動でデータ化。
名刺にスマホのカメラをかざすだけで、シャッターボタンを押さなくても自動データ化できる名刺管理アプリも増えてきているようです。最短3~5秒でデータ化してくれる「Wantedly People」「CAMCARD」などのような名刺スキャンスピードが強みの無料名刺管理アプリも出てきています。「Wantedly People」のように、1度で最大10枚の名刺を一括スキャンできる便利なアプリを選ぶのもよいでしょう。
また有料の場合が多いですが、スキャナーを使って大量の名刺を一気にスキャンする名刺管理サービスもあります。
読み込みの精度が低そう
スマホでカメラで撮影しただけで、本当に正確に名刺の文字情報をすべて読み込めるの?と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
「名刺の文字が特殊な文字ではない」「名刺スキャン環境が整っている」などの条件はあります。しかし、かなり高い精度で読み込めます。文字を認識するOCR機能の技術向上により、スキャン精度は年々上がっています。AIによる学習能力で、名刺を読み込めば読み込むほど精度が上がる名刺管理アプリも提供されています。
さらに高い正確性を求める方には、「Eight」のようにオペレーターがデータチェックしてくれるサービスがおすすめです。スマホカメラによる自動データ化に加え、オペレーターによる手入力で名刺データを修正。これなら、ほぼ100%の精度が期待できますね。
スマホの動作が重くなりそう
名刺管理アプリは、カンタンに名刺データを入力できるツールです。100枚、200枚…と名刺をスキャンしていくことでデータ容量が増えていきます。スマホ・タブレットが重くなってしまう、と心配になる方もいらっしゃるかもしれません。
クラウドサービスとして提供されている無料名刺管理ツールなら、心配いりません。クラウド上で名刺データを一括管理できるので、名刺枚数が増えていってもお使いのスマホ・タブレットには影響はありません。クラウドなら、いつでもどこでも外出中でも名刺情報を引き出せるといううれしい面もあります。
【比較表】おすすめの名刺管理システム
ここからはおすすめの名刺管理システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する名刺管理システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、名刺管理システム選びの参考にしてください。
完全無料の名刺管理アプリおすすめ3選
名刺管理ができるツールにはさまざまなタイプがありますが、今日のスマホ社会を考えるとおすすめは「名刺管理アプリ」です。現在多数の名刺管理アプリがリリースされており、完全無料で優れた機能が搭載されているアプリも存在します。
ここからは、費用をかけずに効率よく名刺管理したい方に向けて、完全無料で使える名刺管理アプリを3つご紹介します。
無料名刺管理アプリ「Wantedly People」は、ビジネスSNS「Wantedly」を運営するウォンテッドリー株式会社が提供しています。
スマホのカメラで名刺を一度撮影するだけで、最大10枚の名刺を一括スキャン。人工知能がリアルタイムで解析し、複数枚を最速たったの3秒でデータ化してくれます。読み込んだ名刺は、もちろんスマホ・PCで確認・修正・編集が可能。登録された連絡先からは、アプリからワンタッチで電話したりメールを送ることができます。名刺交換相手の情報や関連ニュースも自動で収集。ビジネスSNS「Wantedly」と連携することで、登録した名刺情報に関連する人物のプロフィールを補完することもできます。2つのサービスが結びつくことで、人脈をビジネス展開できる可能性も高まることでしょう。また、日本郵便とのコラボで実現した「Wantedly年賀状」の無料サービスも開始。スマホアプリから、30秒で年賀状が送れます。「Wantedly People」は、スピード感あふれる機能に魅了されているユーザーも多い無料名刺管理アプリです。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- メールサポートあり
- クラウド(SaaS)
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 自動で重複を判別する機能がついているので登録作業を簡単に効率化できる。 文字認識機能がついているのでこれも便利かと思う。
- SNS化していないくて、機能がシンプルである 読み取り制度も高い。大量の名刺を持ち歩く必要がなくなりスマホ1台ですべて管理出来る
myBridgeはマイブリッジが提供する名刺管理ツールで、スマホで撮影するだけで全ての名刺情報をデータ化できる点が特徴です。
撮影した情報は文字認識技術と人の手入力で正確性を追求。不正確な情報登録を再度修正する手間はありません。検索性も高く、名前や会社名、部署名などから必要な情報をピックアップできるため、効率的な名刺の管理が可能です。
社内で名刺情報を共有できるため、名刺情報を会社の資産としても活用可能。オンライン名刺交換にも対応しており、連絡帳サービスとの連携もできるため、スマホでの情報管理にもおすすめです。すべての機能を無料で使えるため、費用を抑えてスマホだけで名刺情報を管理したい方には最適の製品と言えるでしょう。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報の名寄せ機能
- タブレット対応
- 名刺情報へのタグ付け機能
- 非常に使いやすく、名刺をアプリに取り込む方法が簡単でよい。 また名刺を取り込むとすべての情報を読み込んでくれるため効率がいい
- 写真で登録できる点が楽で、高評価になります。更に、それを人の手によって入力されているらしく、おかしな登録がない事。
Evernote Scannable
世界中で2億2,500万人が利用する、PC上のファイルをなんでも保存・管理できるクラウドノート「Evernote」。 紙文書のデジタル化に特化した無料モバイルアプリ「Scannable」は、「Evernote」を運営するEvernote Corporationが提供しています。「Scannable」は名刺はもとよりメモ・レシート・ホワイトボードなどの文書を何でもスキャン。その場で保存・共有することが可能です。
「Scannable」はスマホを名刺にかざすだけで、瞬時に撮影可能。自動で名刺情報を認識し取り込んでくれます。「Scannable」は名刺をスキャンするだけで、スマホ内に連絡帳をつくってくれます。「Evernote」アプリを持っていれば名刺情報は同時保存され、名刺の顔写真などの画像も登録可能。「LinkedIn」との連携で相手が「LinkedIn」に登録している場合、自動的に名刺に関連する情報が追加されます。外部スキャナー「ScanSnap Evernote Edition」と連携することで、大量の名刺を一度にスキャンすることも可能。 「Evernote」ユーザーで、まとめて「Evernote」で管理したい方には必要不可欠と言えるツールでしょう。
有料プランにすると便利な機能が使える名刺管理アプリ3選
冒頭でもお伝えしましたが、名刺管理ツールには無料のものと有料のものがあります。無料で使える名刺管理アプリも多数リリースされ選択肢も増えてきましたが、有料タイプのものは無料に比べてセキュリティ面や機能面が充実しています。最終的には費用対効果が重要ですが、まずは有料のアプリを無料トライアルやフリープランで使ってみて、必要に応じて有料タイプに移行するのも一つの手です。ここからは、有料プランを契約することで便利な機能が使える名刺管理アプリを3つご紹介します。
eight Team
100万人が利用するクラウド型無料名刺管理アプリ「Eight」。7,000社のユーザーが活用する、名刺管理に特化した法人向けサービス「Sansan」が提供しています。
「Eight」の最大の特徴は、名刺情報データ化の正確さ。国内トップシェアを誇る「Sansan」の技術力が「Eight」にも反映されています。「Eight」のデータ化高精度の秘訣は、「AI∔人」だから。高度なOCR文字認識機能とオペレーターによる手入力を組み合わせることで、正確な名刺データ化を実現しています。相手も「Eight」を使っていれば、チャット感覚でメッセージ交換することができます。メッセージや名刺情報が更新されるたびに通知してくれる機能も備えており、ビジネスコミュニケーションをサポート。自分のプロフィールをWEB上に公開することで、オンライン上での名刺交換が可能になります。相手との面談も、効率的にアポイントが取れることでしょう。
また、有料の「Eight 企業向けプレミアム」に登録することで、個人向けに利用されていた「Eight」の名刺情報の一括データ管理や名刺情報のCSVダウンロードが可能に。「Eight」は名刺の企業管理を見据えながら、無料で手軽に始めることができる名刺管理ツールです。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報の名寄せ機能
- 名刺情報へのタグ付け機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- コンタクト履歴の管理機能
- 新たに名刺交換した人をiPhone連絡先に入力しておかなくても、着信時に氏名が表示されるのが非常に便利です。 名刺交換日時を正確にしておくと、iPhoneカレンダーの過去のスケジュールと照らし合わせることができ、その方とどの様な会合で名刺交換したかが一目瞭然なのも良いです。
- シンプルで使いやすい。 データの読み込みが速くて正確である。 利用者も多く、フェイスブックと連動するなどメジャーである。
グローバル企業のイントシグが提供し、ワウテック株式会社が日本窓口を構えているクラウド型名刺管理アプリ「CAMCARD」。2011・2012年App Storeトップビジネスアプリを受賞。世界1.1億人以上のユーザーが利用しているアプリです。
「CAMCARD」の注目すべき特長は、何といっても圧倒的なデータ化速度。スマホ・タブレットで撮影した名刺画像を、最短5秒でのデータ化が可能です。名刺にカメラを向けるだけでシャッターボタン押さなくても、名刺情報を自動スキャンしてくれます。最先端のOCR文字認識技術で、複数枚の名刺を連続で撮影可能。
撮影した名刺に、テキスト・画像付きのメモ・To-Do設定・商談リマインダーなどさまざまな情報を添付できるCRM機能も充実しています。連絡先との面談記録の履歴や、相手先の地図表示を見ることも可能。クラウドサービスなので、外出中でも必要な情報にアクセスできます。また法人向けの有料プラン「CAMCARD BUSINESS」では、簡易SFA機能やメールマガジン配信の機能、名刺共有機能を備えており機能拡張が可能です。
「CAMCARD」は17カ国の言語に対応。海外の企業・団体などとビジネスの機会が多い方にも最適な名刺管理ツールと言えます。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- オフライン利用
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- 名刺を読み込むときに、修正が少なくて済むことが良いと思います。役職が変わった時にお知らせがくるのもいいです。
- メモが出来るので挨拶時のエピソードを記録できる。次に会った時などに遡って会話するなど、とても便利。
スマート名刺管理
「スマート名刺管理」は、株式会社ジャストシステムが提供する名刺管理ツールです。
iPhone・Androidでダウンロードした「スマート管理」アプリから、名刺データを取り込めます。カメラを起動せず、名刺を狙うだけで情報を取り込めるオートシャッター機能を搭載。日本語・英語の名刺がOCR認識できます。登録した名刺から1タップで電話・メール送信ができるので、スムーズな名刺データ活用が可能です。保存した名刺データは、「Googleコンタクト」と同期。Gmailの連絡先と連携が可能です。また株式会社デンソーの提供するiPhoneアプリ「NaviCon」との連携機能も。名刺にある住所を「NaviCon」経由で、対応カーナビの目的地に設定できます。ひとつ注意点は、無料使用に期間制限があること。初回起動時から27週目以降閲覧・使用はできますが、名刺データ保存ができなくなります。無料の名刺管理アプリというよりは、有料サービス前の無料トライアル期間があるアプリと考えた方が良いかもしれません。
以上、おすすめの名刺管理アプリを紹介しました。以下の記事では人気の名刺管理アプリを紹介しています。無料・有料アプリの違いも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
「名刺管理ツール」は、名刺を整理・管理する面倒な手間や無駄を省き、手軽に名刺情報を一括管理。非常に便利なツールです。大量の名刺データの入力も、スマホ・タブレットでスキャンするだけで可能となります。入力した名刺情報を後々引き出しやすいよう、自動で一括管理できるのも大きな魅力です。
今回ご紹介したツールは、すべて無料で使えるものばかり。まずはアプリをダウンロードし使ってみましょう。アプリを体感することで、自分に合った名刺管理のあり方も見えてくるのではないでしょうか。
この記事が皆さんが「名刺管理ツール」を導入する際の参考材料として、少しでもお役立ていただければと思っています。
プロが代わりに探して紹介します!