【2024年最新】OCR機能付きでおすすめの名刺管理ソフト12選
業種を問わず、ビジネスの世界では欠かせない名刺交換。交換した名刺は相手方の情報を把握するだけでなく、のちの営業活動・顧客獲得にまでつながる企業にとっての大切な資産です。
しかし、紙の名刺では一元管理に限界があり、情報共有しながら効果的に活かすのは難しいのが現実でしょう。そんななかで、ここ最近大きく注目されているのが、紙の名刺を読み取り電子データとして一括管理できる、OCR機能付きの名刺管理ソフトです。
本記事では、法人向けSaaSサービスを比較検討できるPRONIアイミツが、OCR機能付きでおすすめの名刺管理ソフトを厳選しました。それぞれの特徴をご紹介します。無料プラン・トライアルのあるソフトも掲載していますので、費用を抑えて導入したい方もぜひチェックしてみてください。そのほか、名刺管理ソフト導入のメリットや選びのポイントも解説していきます。
- 1.OCR機能とは
- 2.OCR機能付きの名刺管理ソフトを選ぶポイント
- 3.名刺管理ソフトのメリット
- 4.【比較表】OCR機能付きの名刺管理ソフト
- 5.とくにおすすめ!OCR機能付きの名刺管理ソフト4選
- 6.インストール型のOCR機能付きの名刺管理ソフト3選
- 7.【比較表】独自の強みを持つOCR機能付きの名刺管理ソフト
- 8.独自の強みを持つOCR機能付きの名刺管理ソフト5選
- 9.【まとめ】自社にぴったりの名刺管理ソフトを見つけよう
1.OCR機能とは
OCR(光学的文字認識)とは、活字の画像から文字を認識し、データとして取り込むことができる機能のことを指します。
OCRを用いることで、紙に印刷された文書を電子データとしてコンパクトな形で保存することが可能。文字コードに変換すれば、ネットワーク上での検索・編集や、機械翻訳、音声合成の入力にも使えるようになります。
幅広い分野で応用・導入が進んでいますが、とくにビジネスの分野では、OCRの利用価値は高いと言えるでしょう。紙ベースでは紛失や破損リスクがあるだけでなく、情報共有も難しいため、ニーズに応えるべくさまざまな関連ソフトウェアがリリースされています。
2.OCR機能付きの名刺管理ソフトを選ぶポイント
ここからは、数あるOCR機能付きの名刺管理ソフトのなかから、相性の良いものを選ぶポイントを説明していきます。
名刺管理ソフトの選び方について、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。あわせてお読みください。
読み取り精度は高いか
名刺管理ソフトを利用する最大の目的は、「紙に記載されている名刺情報を読み取り、データ化すること」です。
とはいえ自動読み取り機能の能力には限界があり、どんなサービスでも100%の精度でデータ読み取りが行えるわけではありません。
なかには、OCR機能の読み取り性能を補強するために、人力でデータ修正が可能なものもあります。費用面を含めて、ニーズに沿ったサービスを選びましょう。
多言語に対応しているか
日常的に海外取引を行うようなグローバルな企業にとっては、日本語以外での名刺交換は日常茶飯事です。
したがって、そういった企業では多言語対応の名刺管理ソフトを導入するのがおすすめですが、日本製のものは多言語対応していないケースが少なくありません。
使いやすさや日本企業との性質に合った機能性など、チェックすべきポイントはいくつかありますが、外国の名刺管理を優先的に考えるのであれば、海外製ソフトも候補に上がってくるでしょう。
データの二次利用がしやすいか
現在リリースされている名刺管理ソフトの多くは、単に「名刺を読み取ってデータ化する機能」だけでなく、名刺管理を軸としたさまざまな機能が搭載されています。
読み取ったデータをもとに年賀状やDMの作成、メーリングリストの作成などがその典型例ですが、デジタル化の大きなメリットは「効率化」や「作業時間の削減」だと言えるでしょう。
付随機能が容易かつ誰でも手軽に行えるか?など、各ソフトの概要を確認しておきましょう。
3.名刺管理ソフトのメリット
名刺管理ソフトを導入するメリットを紹介します。
・名刺管理の効率化
名刺管理ソフトは検索機能があるので必要な名刺情報をすぐに探し出す事が可能です。ファイル管理の場合だと探すのに時間がかかり、紛失のリスクもあります。その点名刺管理ソフトはデータ管理しているので欲しい名刺情報をすぐに手に入れることができます。
・社内共有がしやすくなる
名刺管理ソフトを導入すれば名刺情報の共有が容易になります。紙ベースの名刺は個人で管理しているケースが多く共有してもらうには管理している本人にコンタクトを取る必要があります。名刺管理ソフトならば、個人にで所有していた名刺を一元管理できるので、社内共有がスムーズになり、人脈も可視化ができるので、新たな顧客の開拓が可能です。
・セキュリティ強化が可能
名刺管理ソフトを導入するとセキュリティ強化ができます。紙ベースで名刺を管理していると紛失してしまう可能性がないとは言い切れません。個人情報の流出は会社にとっても信用問題に関わるので、名刺管理は確実に行う必要があります。その点、名刺管理ソフトは名刺情報をデータで一元管理するため、情報漏洩のリスクが低下します。また、ほとんどの名刺管理ソフトはログ管理などのセキュリティ対策がこうじられているので、不正利用などを抑制が可能です。
4.【比較表】OCR機能付きの名刺管理ソフト
ここからはOCR機能付きの名刺管理ソフトを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する名刺管理システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、名刺管理システム選びの参考にしてください。
5.とくにおすすめ!OCR機能付きの名刺管理ソフト4選
さまざまなOCR機能付きの名刺管理ソフトの特徴、メリット・デメリットなどを比較したうえで、まずはとくにおすすめのものを4つご紹介します。
Sansanは、東京都渋谷区に本社を構えるSansanが提供する名刺管理ソフトです。社内の名刺などの顧客データを一括管理することによって働き方を変え、企業の成長をサポートします。規模を問わず9,000社以上の企業に導入されており、その実績も抜群です。
名刺のデータはスキャナだけでなく、スマートフォンからのスキャンにも対応しています。11ヵ月国語の多言語データ化、ほぼ100%の読み取り精度など、品質・使い勝手のバランスが取れたサービスと言えるでしょう。
また、特定の顧客情報を自動で名寄せして人物単位で一元化することによって、名刺以外の人物情報やコンタクト履歴(面会・メール・電話など)の情報も集約されます。会社の資産としてデータを蓄積できる点も大きなメリットでしょう。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- 名刺情報の反社チェック機能
- 最初は慣れなかったが、使い勝手が良くとても管理しやすいところが気に入り、周りの人にも勧めたいと思います。
- ただ単純に名刺を管理するのではなく、異動ニュースや組織ツリーも自動生成されるのは非常に良い。 自分以外の人が獲得した名刺情報も一元管理できる為、退職者が出た際の引き継ぎ漏れ等のリスクも低減できていると思われる。
CAMCARD BUSINESSは、東京都中央区に本社を構えるキングソフト株式会社が提供するクラウド型名刺管理ソリューションです。国内3,000社以上への導入実績を持ち、最短5秒で名刺をデータ化できるスピードに特徴があります。顧客情報を素早く全社で共有し、人脈データへのスムーズなアクセスを確立させたい方にはぴったりです。
さらに、オンラインでも名刺の交換・共有が可能な機能を搭載しています。直接会わなくても、インターネットを介して気軽に名刺交換ができるため、幅広い営業提案にも役立てられるでしょう。スマートフォン・パソコンの両方に対応しているため、外出先からでも必要な情報にすぐにアクセスできるのもポイントです。
料金は1ID月々1,700円の「STANDARD」と、1ID月々2,500円の「PROFESSIONAL」が用意されており、どちらも名刺登録枚数無制限で利用できます。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- オフライン利用
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- 写真撮影後にすぐ携帯と連携されるので非常に便利。グループ分けも出来るので、管理が大変しやすい。
- スキャンの精度が高く、英語、日本語いずれも読みとってくれる。データの管理も容易である。価格フリーで十分な機能がある。
アルテマブルーは、東京都港区にあるキヤノンエスキースシステムが提供する名刺管理ソフトです。ただ名刺をデータ化するだけでなく、使い続けてもらうことを考えて設計されています。使いやすさをとことん考えた「やさしさ設計」、営業活動を支える豊富なサポート機能、そして失敗を防ぐコンサルティングなど、初心者にもおすすめできるサービス構成です。
OCRの基本である名刺取り込みはもちろん、常に最新情報を表示するための「名寄せ」「同一名刺通知」「退職者名刺管理」といった整頓機能も充実しています。そのほか、「人脈マップ」「一斉メール配信」など、便利な機能も豊富です。
料金は1ID2,500円から契約可能で、初期費用は0円。追加オプションも数多く用意されているため、必要な機能だけを選んで節約したいという方にもおすすです。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- タブレット対応
SmartViscaは、東京都渋谷区に本社を構えるサンブリッジが提供する名刺管理ソフトです。クラウド型営業支援ツールとして世界的に高いシェアを持つ「Salesforce」をベースに設計されている点が特徴。「Salesforceユーザーがおすすめする名刺管理ツール」では2020年No.1(日本マーケティングリサーチ機構調べ)を獲得しています。
基本となる名刺のデータ化では、スキャナまたはスマートフォンによるスキャンに対応。デジタル化は2段階チェックによってほぼ100%の精度を実現しています。なにより、Salesforceとの相性が抜群です。名刺データの自動連携や集計機能、Salesforceキャンペーンと名刺情報の紐づけなど、営業活動を全力でバックアップすることが可能。すでにSalesforceを利用している方には見逃せない機能が盛り沢山です。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- 名刺情報の反社チェック機能
- タブレット対応
- 前に使っていたものよりも、使いやすいと思います。今は、説明書を見なくても使えるようになったので、使いやすいです。
- サービスの質が良くて、使いやすいと思う。 いろいろな機能があって、どれも優れている。 情報の管理がしやすい。
6.インストール型のOCR機能付きの名刺管理ソフト3選
続いては、OCR機能付きの名刺管理ソフトのなかから、おすすめのインストール型サービスをピックアップしました。
やさしく名刺ファイリング PRO
やさしく名刺ファイリングは、東京都中央区に本社を構えるNTTデータNJKが提供する名刺管理ソフトです。製品はインストール型となっており、パッケージ商品は1ライセンス7,800円(税別)から。ダウンロード版の場合は1ライセンス5,800円(税別)で販売されています。
スキャナから名刺データを取り込めるだけでなく、スマートフォンとの連携によって外出先からでも手軽に名刺検索を行うことが可能です。
また、パスワードによる個人情報保護や、万が一に備えた自動バックアップ機能も搭載しています。セキュリティに強い名刺管理ソフトをお探しの方にもぴったりでしょう。さらに、直観的に操作・確認できる親切設計でありながら、機能性にも優れています。署別・プロジェクト別など複数PCで名刺データベースを共有することや、氏名・社名の一部などを用いた検索も可能です。
Presto! BizCard 6
Presto! BizCard 6は、台湾に本社を持つNewSoftが提供しています。簡単かつ直感的な操作画面と、リーズナブルな価格が特徴。インストール型で、価格は税込み4,980円です。
OCRの基本である名刺のスキャン・スキャンデータの編集機能にくわえて、社名・分類・名前などの情報による名刺検索も可能。特殊技術で会社名・役職名・住所などの各情報を自動判別して認識するなど、実用性に優れた機能が複数搭載されています。
さらに、日本語・英語・ドイツ語・韓国語などの13ヵ国語に対応。言語選択をしなくても、さまざまな言語を自動判別・認識できるため、グローバル企業や海外進出を目指している企業にとってはとくに魅力的な名刺管理ソフトだと言えるでしょう。
会社所在地 | 東京都港区新橋6-21-3 6階 |
電話番号 | 03-5472-7006 |
名刺万能3
名刺万能3は、東京都目黒区にあるプラネックスコミュニケーションズが提供しています。インストール型で、カラースキャナ版は1万8,000円(税抜)、モノクロスキャナ版は1万3,000円(税抜)です。
特徴はなんと言っても、英語・フランス語などのヨーロッパ主要言語にくわえ、中国語・韓国語を含む21ヵ国22言語に対応する高度なOCRが搭載されている点でしょう。さらに、高精度でスタイリッシュな名刺専用のスキャナも同梱されています。
また、Outlookなど外部アプリケーションと名刺データのインポート・エクスポート・同期にも対応。インストール型ではありますが、USBメモリにデータを保存すれば外出先でも利用できます。クラウド型には抵抗があるものの、ソフトウェアがない環境でも使える名刺管理ソフトをお探しの方にもおすすめです。
設立年 | 1995年 |
会社所在地 | 東京都目黒区中根1-24-13 |
7.【比較表】独自の強みを持つOCR機能付きの名刺管理ソフト
ここからは独自の強みを持つOCR機能付きの名刺管理ソフトを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する名刺管理システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、名刺管理システム選びの参考にしてください。
8.独自の強みを持つOCR機能付きの名刺管理ソフト5選
数あるOCR機能付きの名刺管理ソフトのなかから、独自の強みを持つユニークなソフトを4つピックアップしました。
名刺de商売繁盛は、東京都中央区に本社を構えるヤマトシステム開発が提供するクラウド型名刺管理ソフトです。初期費用無料、月額基本料金は3万円(税抜)からとなっており、何人で使っても基本料金は変動しません。
名刺管理をプラスすることで営業活動を改善することを目的としており、さまざまな独自の強みを持っています。展示会やセミナーで取得したアンケートのデータ化や、集計業務の効率化、データ化された名刺情報のマーケティング施策活用機能など、名刺管理を超えた機能も豊富。営業活動に名刺をフル活用したい方にはぴったりでしょう。
もちろん、名刺データの取り込みだけでなく、スマートフォンやタブレットでの名刺情報確認など、基本となるOCR機能も充実。使い勝手に優れたおすすめの名刺管理ソフトです。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- タブレット対応
- 手書きメモの文字起こし機能
- 使いやすくて長年使うには良いソフトだと思います。今後もこのソフトを使い続けたいと思いました。使いやすいソフトが1番だと思います。
- ユーザーインターフェースが複雑でなく、マニュアルなしで直感的にすぐに使用できるところです。細かい機能は必要ありませんのでこういうソフトが良いです。
PHONE APPLI PEOPLE
PHONE APPLI PEOPLE (旧:連絡とれるくん)は、東京都港区に本社を構えるPhone Appliが提供するコミュニケーションツールです。料金は初期費用5万円、月額300円からというお手頃な価格で提供されています。
名刺管理ではOCR読み取りの自動入力と、オペレータによる入力が可能。そのほか、社員・顧客の連絡先をクラウドで一元管理する「Web電話帳」や、名刺画像を自動表示してくれる「着信表示」機能など、名刺管理ソフトの枠組みを超えた豊富な機能性を備えているサービスです。
また、専用アプリ「PHONE APPLI PEOPLE」にはプラットフォーム上で社内コミュニケーションが可能な「トーク」機能を搭載。グループチャットやファイルの送受信、トークログのダウンロードなどが可能で、コミュニケーションツールとしても活用できる強みを持っています。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報の名寄せ機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- メールサポートあり
- クラウド(SaaS)
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
Knowledge Suite
GRIDY 名刺CRMは、東京都港区に本社を構えるナレッジスイートが提供する名刺管理ソフトです。名刺情報を正確に、高速でデジタル化する名刺管理機能をはじめ、グループウェアやSFA(営業活動や顧客情報の管理支援システム)に活動予定、活動情報などのデータを紐付けて一元管理・共有することができます。
もちろん、名刺情報の読み取り精度も高いです。「高性能OCR+独自の名刺辞書+オペレータ入力」の組み合わせによって、ほぼ100%の精度で名刺情報のデジタル化を実現。さらに、氏名や役職といった基本情報だけでなく、名刺に手書きしたメモさえもデータ化できるため、補足情報までまとめて一括管理したい方にはうってつけでしょう。
また、スマートフォンアプリが提供されている点も見逃せません。名刺データの取り込みや管理・情報閲覧などをいつでもどこでも行えます。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 手書きメモの文字起こし機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- 導入支援・運用支援あり
名刺ファイリングCLOUDは、東京都中央区にあるNTTデータNJKが提供するクラウド型の名刺管理サービスです。Windows、iOS、Android向けのアプリが提供されており、スキャナやスマートフォンを利用して撮影するだけで瞬時に名刺の情報をデータ化できます。
また、一元管理された顧客データをもとに、ワンタッチで電話発信やメール送信、地図検索が可能。モバイル活用で効果的な営業活動を行いたい方にはぴったりでしょう。蓄積された名刺のデータベースはCSVで出力できるため、クラウド以外での管理・活用も可能です。
名刺100枚まで登録可能な基本サービスは無料で利用できます。100枚以上の場合は、有料で各種メニューが提供されています。1,000枚まで管理できる「名刺ファイリングCLOUD Standard」の場合、年間利用料は2,400円(税抜)です。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- メールサポートあり
- オンプレミス(パッケージ)
- クラウド(SaaS)
- サービスがインタネットで依頼でき、即座に反応が来る。またサービス終了後の報告も全て電子対応。スマホで読めるので時間をかけずに、どこでも見れるのでたいへん便利。
- 動作が軽くてソフトとしての扱いやすさや、他サービス間との連携や共有機能が優れていて、利用していて快適だと感じる部分が多い点が気に入ってる
bizcompassは、神奈川県横浜市に株式会社ブルーが提供するクラウド型の中小企業向け名刺管理ソフトです。名刺情報のデータ化は機械と人力の両方の力で行うハイブリットOCRを採用しており、その精度はほぼ100%となっております。
素早いデータ化から名刺交換直後にもすぐにサンクスメールなどのアクションができる他、メルマガシステムやSFA、CRMといったさまざまな外部システムとのデータ連携により、営業活動を促進できます。
利用料金も規模に応じて様々なプランが用意されており、自社にあった金額でご利用いただけます。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- タブレット対応
- 名刺情報のキーワード検索機能
9.【まとめ】自社にぴったりの名刺管理ソフトを見つけよう
今回は、OCR機能付きのおすすめな名刺管理ソフトを紹介するとともに、名刺管理ソフト選びのポイントを詳しく解説しました。
自社の環境やニーズに合った名刺管理ソフトを導入できれば、コストの削減や業務効率化・効果的な営業活動などさまざまなメリットを得られるはずです。
PRONIアイミツでは、機能や連携ツールや無料プランのあるなしで検索をすることができ、自社にあった名刺管理ソフト選びに役立てることができます。ぜひ一度お試しください。
プロが代わりに探して紹介します!