給与計算ソフト

作成日:2021-07-08 11:22:14 更新日:2021-07-08 11:45:13

給与計算システムの選び方を徹底解説【2021年最新版】

本記事では、給与計算システムの選び方を徹底解説。給与計算業務にお悩みの方に向け、給与計算システムの内容、選び方、人気サービスの紹介、種類、また実際に導入する際の注意点について詳しく紹介していきます。

給与計算システムの選び方を徹底解説【2021年最新版】

毎月の給与計算は非常に大変な作業です。負担を感じるようになったら、給与計算システムの導入を検討してみるのも1つの手段。給与計算システムを導入すれば、以後は給与計算がほぼ自動化されるので、面倒な集計をする必要はありません。人的ミスも減ることから、業務効率は格段に向上するでしょう。

そこで今回は、給与計算システムの導入をお考えの方に向けて、給与計算システムを選ぶ際に役立つ情報を解説します。

給与計算システムの選び方

給与計算システムは沢山あり、実際に導入する際は目的達成や課題解決につながる製品を選ばなければなりません。

まず最初に、給与計算システムの選び方を目的・課題別に紹介していきます。

雇用形態の違いで負担が増えている

従業員の増減やパート・派遣・正社員など複雑な雇用形態を採用している会社は、給与計算作業の負担が増えがち。給与計算作業に十分な人員が配置されている場合は問題ありませんが、負担が増えているにも関わらず、対応できる担当者が少ないなどの問題を抱えている場合には、給与計算システムを導入するべきでしょう。

そのような雇用形態の違いで給与計算業務の負担が増えている会社では、それぞれの雇用形態にまとめて対応しており、自動で計算できるものを選ぶのがベストです。また、担当者の負担を減らすには未経験者でも分かりやすく処理できるものを選びましょう。難しいマニュアルを見なくても直感的な操作ができれば、業務負担を圧縮できます。

加えて、低コストで運用できるクラウドタイプなら、毎月の負担が少なく社内の理解も得やすいでしょう。

企業規模の変化に対応したい

企業が成長するにしたがって事業規模は変化していきます。創業時期は事業規模が小さく、従業員数も少ないことから、給与計算もそれほど負担感は感じないでしょう。

しかし、会社の業績が上がり中堅以上の規模になることで、働く場所・従業員が多様化した場合、給与計算システムが必要です。将来的にさらなる成長が見込まれる場合も、相応のシステムを導入するべきでしょう。

企業規模の変化に対応した給与計算システムを選ぶには、給与計算や人事、勤怠管理などの労務関連業務にまとめて対応できる製品を導入するのがベストです。給与計算システムを提供しているベンダーでは、人事システムや勤怠管理システムもあわせて提供していることが多いので、シリーズ製品として併用してみましょう。または、徐々にオプションやプランを加えて対応できるタイプの製品もおすすめです。

社員の働き方を柔軟にしたい

テレワークや直行直帰が多い社員を抱えている企業では、いかに社外で業務できる体制を整えるかが課題。オフィス業務自体ををスリム化し、社員の働き方を柔軟にしたいという場合は、スマホから打刻できる勤怠システム機能を持つ給与計算システムを選びましょう。

クラウド型の製品の場合、インターネット環境さえあれば各従業員のスマホから打刻が可能です。打刻された勤怠データは自動集計されるので、そのまま給与計算できるのが心強いのではないでしょうか。

また、テレワークや直行直帰が多い社員を抱えている企業には、各種ワークフローシステムと連携できるシステムがおすすめです。ワークフローシステムと連携できれば、各種申請などもワンストップで管理できるでしょう。スマホから各種申請もできるので、出社しなくても申請・承認作業をオンライン上で完結できます。

ここまで、給与計算システムの選び方について解説してきました。

数ある給与計算システムの中から最適の製品を選ぶには、自社の目的や課題に沿った製品を選ぶことが大切です。評判の高いサービスでも、ミスマッチの製品を選ぶと導入後に後悔てしまうかもしれません。一度導入した後は、合わないからと言って変更をするのも簡単ではないため、自社ニーズを見極めた上で給与計算システムを選びましょう。

代表的な給与計算システムを紹介

現在は多くの給与計算システムがリリースされていますが、その中でも特に多くの支持を集めているサービスをピックアップして紹介していきます。どの給与システムを選んだら良いか分からないと言う方はぜひ参考にしてください。

人事労務 freee

人事労務 freeeは、東京都品川区に本社を構えるfreeeが提供している給与計算システムです。クラウド給与計算ソフトシェアNo1、ユーザー企業数は22万事業所を突破するなど、数ある給与計算システムの中でもとりわけ高い実績を誇ります。
給与計算を自動で行えるほか、所得税徴収高計算書、月額変更届、賃金台帳等の作成も可能。webで給与振り込みもできるため、リモートワークに最適でしょう。給与計算、明細作成、振り込みまでワンストップで自動化できることから、業務効率化を実現できます。
料金プランは4通りあり、事業規模に応じて契約可能です。「ミニマムプラン」は月額1,980円から、「ベーシックプラン」は月額3,980円から、「プロフェッショナルプラン」は月額8,080円からなど、始めやすい値段なのが心強いでしょう。 ※価格はすべて税抜

ジョブカン給与計算

ジョブカン給与計算は、東京都渋谷区に本社を構えるDonutsがリリースしているクラウド型給与計算システムです。シリーズ製品が充実しているサービスで、人事・勤怠とあわせて利用すればワンクリックで連携することができます。
搭載している機能は給与計算、賞与計算、月変算定、年末調整、web明細、支給明細設定など。使いやすく機能が充実していながらも月額400円/ユーザーから利用できるなど、コストパフォーマンスに優れています。正確で楽な給与計算、低コストでの業務効率化、簡単な操作性などを求めている方にはおすすめでしょう。
また、万全のセキュリティ体制を構築しているため、クラウドサービスは安全性が心配という方でも安心して利用可能です。

GLOVIA iZ 人事給与

GLOVIA iZ 人事給与は、東京都港区に本社を構える富士通マーケティングがリリースしている給与計算システムです。クライアントのやりたいことを具現化し、経営層や総務部門が抱える課題を解決するために開発されたサービスで、人事給与中堅市場導入社数No.1の実績を持つなど、業界から高い評価を獲得しています。
給与計算機能は複雑な給与規定であっても対応可能。データチェックや入力作業の分散化、マイナンバー収集、人事管理機能も充実しています。国内最高水準であるデータセンターを活用したクラウドサービスに加えてオンプレミスも提供するなど、ハイブリット環境を用意しているのもポイント。導入形態について迷っている方にはおすすめです。

給与計算システムの種類

給与計算システムにはいくつかの種類があり、システムの導入に際しては自社に合うタイプの製品を選ぶことが肝心です。

具体的には「特化型のパッケージ製品」「労務にも対応する製品」「ERP製品」の3つに大別できるため、それぞれの特徴について確認していきましょう。

特化型のパッケージ製品

給与計算特化型のパッケージ製品は低価格で導入できるのが特徴で、数千円~数万円程度の初期費用で導入可能。低価格ながら給与・賞与の自動計算に対応しているほか、給与明細書・賞与明細書などを作成することもできます。製品によっては正社員・パート・アルバイトなど多様な雇用形態にも対応しており、複雑な雇用形態を持つ会社でも十分利用可能です。

なお、特化型のパッケージタイプは製品によって他システムとの連携や対応領域に違いがあるので、導入の際は自社のシステムとの連携についてよく確認しておきましょう。

労務にも対応する製品

給与計算システムの中には、人事労務に対応しているものも。労務に対応するタイプの製品でも、勤怠管理・人事システムを必要とせず対応できるもののほか、労務の一部領域に対応できるもの、他システムとシームレスに連携して対応できるものがあります。

システム導入の際は、自社の既存システムをよく確認し、給与計算システムとどのように連携をさせたいのかを検討しなければなりません。既に人事・勤怠などの労務管理システムがある場合は、連携できるタイプのものが好都合です。労務管理システムを導入していない場合は、ワンストップで対応できるタイプの製品を選ぶと良いでしょう。

ERP製品

給与計算システムにはERPタイプの製品もあります。ERPとは(Enterprise Resources Planning)の頭文字を取った言葉で、企業内の情報を一元管理できるシステムのこと。ERP製品を選んだ場合は、給与計算をはじめ、販売・会計などさまざまな領域間でデータ共有が可能です。導入にはそれなりのコストがかかりますが、上手に活用できれば経営資源を最適化できるでしょう。

主に大規模の運用を目的とする企業が活用しており、単に給与計算をするだけでなく、関連データを効率良く運用していきたい場合におすすめです。

導入形態の違い

ここまで紹介したように、給与計算システムには3つの種類がありますが、あわせて導入形態も選ぶことができます。

給与計算システムの導入形態は大きく分けてパッケージとクラウドの2つ。パッケージ型とクラウド型にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、製品選びの際はそれぞれの特徴をよくとらえて最適の導入形態を選ぶことが肝心です。

ここからは、パッケージ型・クラウド型それぞれの特徴を確認していきましょう。

パッケージ(オンプレミス)型

パッケージ型の給与計算システムは、自社サーバー上にシステムを構築するタイプの製品で、中~大規模の企業に適しています。
どのようなメリット・デメリットがあるのか1つずつ確認しましょう。

メリット

パッケージ型のメリットは、すでにパッケージとなっている製品であってもカスタマイズが可能なため、自社仕様の給与計算システムが導入できる点にあります。自社仕様にカスタマイズすることで煩雑な計算業務にも対応できるため、業務効率化を進められるでしょう。また、人的ミスを防ぎ、正確かつスピーディーな計算・管理にもつながるはずです。

デメリット

パッケージ型のデメリットは、システムを自社サーバー上に構築することから、設備投資など導入コストがかかる点にあります。サーバーをベンダー側から提供してもらいクラウド上で利用する場合は初期費用がリーズナブルですが、自社構築の場合は数十万円~数百万円の費用がかかってしまうでしょう。

クラウド型

クラウド型の給与計算システムは、インターネット上の外部サーバーに情報を保存し、ブラウザやアプリケーションからログインして利用するタイプの製品です。サーバーはベンダー側が提供するため、パッケージ型のように自社サーバーを用意する必要はありません。

メリット

クラウド型のメリットは、わざわざサーバーなどのインフラ周辺を整備する必要もないことから、導入費用が非常にリーズナブルな点にあります。定期的なアップデートもベンダー側が行うため、法改正があった場合も自社側で対応する必要はありません。保守・運用についてもサービス提供側が行うので、自社にリソースがなくても利用可能です。

デメリット

クラウド型のデメリットは、基本的には月額・年額課金制のため、運用コストがかかる点です。契約期間中は毎月・毎年費用が発生し、長期利用になればトータルコストがパッケージ型よりも高額になる恐れもあるため、注意しなければなりません。

また、クラウド型は運用面でベンダーに依存するため、ベンダー側の都合によりサービスが利用できなくなる可能性もあります。

給与計算システムの比較ポイント

自社に最適の給与計算システムを導入するには、いくつかの製品を比較検討することが必要です。

最後に、実際にサービスを選定する際に注意するべきポイントを解説します。

システムの対応領域

給与計算システムは、サービスごとに対応できる業務範囲や自動計算できる範囲が異なります。例えばwebでの給与明細発行の可否、オンライン振り込みの可否、人事・労務システムとの連携可否、複雑な雇用形態への対応可否など、サービスによって何をどこまでできるのかは変わるでしょう。

いくら評判の良い給与計算システムでも、自社のニーズにミスマッチのものを選ぶと、宝の持ち腐れに終わってしまうもの。導入後の業務効率化につなげる選び方としては、事前に自社ニーズをしっかりと見極めることが肝心です。給与計算に関する課題を洗い出し、システムを導入することで業務をどのように効率化したいのか明らかになれば、期待する業務範囲もクリアになります。その上で、給与計算システムの対応領域を確認すれば最適の製品を選べるでしょう。

自社の業務プロセス

給与計算システムの選び方として、自社の業務プロセスの再確認も重要です。

給与計算システムを導入するときは、業務プロセスにも何らかの課題を抱えているもの。集計作業や振込の手間、紙文書の取り扱いなど給与計算に関わる問題は少なくありません。そのため、自社の営業体制や給与計算を行う担当者の数などにマッチするものを選ぶと失敗を避けられます。自社の業務プロセスを再確認することで欲しいスペックが見えてくるため、改めて見直してみましょう。

システム連携の有無

給与計算システムの選び方として、システム連携の確認も欠かせません。特に基幹システムや外部システムとの連携は大切です。給与計算は勤怠、人事、労務関連の情報と密接な関係を持ちます。給与計算は勤怠情報を基に算出されますし、雇用形態など人事情報でも算出方法は変わります。労務関連でも変更あればリアルタイムでの反映が必要です。既存の社内システムとの連携ができればデータも共有できるため業務効率は飛躍的に向上します。せっかく新しいシステムを導入するのであれば、できるだけ連携できるものを選ぶのがベストです。

コスト

給与計算システムの選び方としてコストの確認も重要です。

給与計算システムの料金体系は1ライセンスごとの定額制のほか、ユーザーごとの従量課金制、一定数のユーザーまでは定額制で、超える分は従量課金制などさまざまです。自社で利用する社員数や体制に合わせて最適のものを選ぶようにしましょう。

また、初期費用だけでなく長期的なランニングコストまで視野に入れて比較をすることが大切です。一般的にクラウド型は初期費用が安いため導入時の負担は少ないですが、月額課金制・従量課金制を採用していることが多く、長期利用や多人数での利用はランニングコストがかさみがちです。パッケージ型はシステム導入の初期費用はかかりますが、ランニングコストは抑えられます。

サービスや導入形態ごとの特徴を考慮しつつ、比較検討するべきでしょう。

サポート体制

サポート体制を確認しておくことも、給与計算の選び方として非常に重要なポイントです。

給与計算はお金を扱う分野のため、万が一のトラブルの際は業務に大きな支障をきたし、従業員にも大きな影響を与えてしまいます。システム導入に際して何らかの問題が発生する可能性はゼロではないため、トラブルにいかに対処できるかが重要です。

特にクラウド型の場合は定期的なアップデートや保守・運用をすべてベンダー側に任せることとなるので、トラブルが起きた際のサポート体制も必ず確認してください。トライアルがあれば実際に試してみて、その際にトラブル対応などもチェックしておくとサポート体制の充実度を確認できるでしょう。

給与計算システムの導入で業務効率化を目指そう

給与計算システムを導入すれば、給与計算に関わる作業を自動化できます。導入後は大幅に業務を効率化できるので、毎月の集計を負担に感じている方にはおすすめでしょう。

なお、給与計算システムは数多く提供されているため、失敗しないためには正しい選び方を押さえておくことが大切です。実際にシステムを導入する際は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてください。

どのような給与計算システムがあるのか知りたい、自社に最適のサービスを選びたいという場合は、「給与計算ソフト12個を厳選比較」もあわせてチェックしてみましょう。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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作成日:2021-07-08 11:02:23 更新日:2021-07-20 19:21:41