労務管理システム

作成日:2021-07-07 13:47:04 更新日:2021-07-20 19:19:40

労務管理システムのメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

多くの企業で導入が進んでいる労務管理システムのメリット・デメリットについて解説します。加えて、システム選びのポイントや具体的な導入事例もご紹介。労務管理システムの導入を検討中の方は、ぜひご覧ください。

労務管理システムのメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

労務管理システムは人事や労務担当者の業務負担を軽減できるため、多くの企業で導入されています。
システムを導入すると、勤怠管理を自動化できるほか、外部のシステムと連携させることで、給与計算を自動化することも可能です。そのため、導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
本記事では、勤怠管理システムのメリット・デメリットについて解説するほか、導入事例をご紹介します。
労務管理システムの導入を検討中の方は、ぜひご覧ください。

労務管理システムのメリットとは

労務管理システムは、シフト管理や出勤や退勤の打刻、有給休暇の申請などの労務管理を支援するためのシステムです。
勤務時間や残業時間などの集計を自動化できるほか、有給の残日数なども管理できます。生体認証やGPS認証の打刻に対応しているため、不正やミスも発生しにくいことが特徴です。
また、休暇の申請・承認も労務管理システム上で行えるため、出張やテレワークなどの社外勤務にも対応できます。外部システムと連携できる製品も多いため、労務管理だけではなく、データをほかのシステムで活用できるメリットも。労務・人事関連の多くの作業を効率化できるので、担当者の負担を軽減できるでしょう。
以下からは、労務管理システム導入にあたってのメリットをより具体的に解説します。

労務管理手続きの効率化

労務管理システムには、労務管理手続きを効率化できるメリットがあります。
労務管理関係の書類を作成するには、扶養家族の有無など、数多くの情報を入力しなければなりません。しかし労務管理システムは電子申請に対応しているため、必要な情報をそれぞれの従業員に入力してもらうことも可能です。
入力や申請を簡略化でき、ミスや修正の手間を軽減することにも繋がるため、人事担当者や管理職の業務負担を軽減できるでしょう。

勤怠管理も可能

労務管理システムには、勤怠管理業務を効率化できるメリットも。
タイムカードや出勤簿で、従業員の勤怠管理を行っている場合、手作業による業務が多くなりがちです。手作業が増えるほど、人為的なミスが発生する可能性も高まってしまうでしょう。
しかし労務管理システムには、打刻管理機能が備わっているものも。打刻管理ができる場合は、スマートフォンやICカードによる打刻が可能です。
集計も自動化できるため、勤怠管理業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。

不正の防止になる

労務管理システムを導入すれば、不正な打刻を防止できるでしょう。
タイムカードや出勤簿による勤怠管理には、本人ではなくても打刻できてしまう欠点があります。しかし、現在は顔認証や指紋認証などの生体認証に対応した労務管理システムも登場しているため、それらの労務管理システムであれば本人以外の打刻はほぼ不可能です。
また、GPS認証対応のシステムであれば、出張などの社外での勤務にも対応できます。柔軟に勤怠管理しつつ、不正な打刻を防げる点は、労務管理システムのメリットと言えるでしょう。

法改正に対応

労務管理システムには、法令順守の労務管理を強化できるメリットもあります。
労働基準法が改正された場合、内容によっては労務・勤怠管理業務を見直さなければなりません。法改正に対応するための業務の見直しは、担当者に大きな負担を強いることになってしまうでしょう。
しかし、クラウド型の労務管理システムでは、多くの場合、法改正が実施された際に労務管理システムを改正に合わせてアップデートするため、担当者の負担を軽減できます。
また、電子申請を活用すれば、法令を遵守した上での役所などへの書類提出の手間を削減できるでしょう。

外部システムと連携

労務管理システムは、外部システムと連携可能なものが多く存在しています。
勤務時間や残業時間、有給など、給与計算に必要な情報を自動的に集計できるため、給与計算システムと連携させれば、勤怠管理と給与計算の自動化も可能です。手作業が減れば、従業員の負担を軽減できるだけではなく、人為的なミスも抑えられるでしょう。
また、会計システムと連携させれば、会計処理を効率化できます。定型業務を自動化できる点も、労務管理システム導入の大きなメリットだと言えるでしょう。

場所を選ばず対応できる

労務管理システムには、場所を選ばず利用できるメリットもあります。
労務管理システムの多くがマルチデバイスに対応しているため、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットから利用することが可能です。
そのため、出張や直行・直帰、テレワーク・在宅勤務といった会社以外でも業務を行うことができます。
打刻はもちろん、有給休暇などの申請も労務管理システム上からできるので、申請書類を提出するために出社する必要もありません。

労務管理システムのデメリット

労務管理システム導入には、いくつかデメリットも存在します。
システムを選ぶ際には、自社のオペレーションとの相性を考慮しなければなりません。
ここからは、注意しておきたい労務管理システムのデメリットについて解説します。

導入コストの発生

当然ではありますが、労務管理システムを導入するとコストが発生します。
パッケージタイプの場合、クラウド型の労務管理システムと比較して、初期費用が高額になるケースが多いです。また、サーバーやネットワーク環境を別途用意する必要があります。
一方、クラウドの労務管理システムの場合、導入費用などは抑えることができますが、利用し続ける限り、月額料金を支払わなければなりません。長期的に見れば、パッケージよりも費用が高額になる可能性もあります。

システム選定までの時間が発生

労務管理システムの導入には、相応の時間が必要です。
一口に労務管理システムといっても、機能や操作方法に違いがあります。自社の業務と相性の悪いシステムを導入してしまうと、期待したような効果を得られない可能性も。
そのため、就業規則との相性を考えて、システムに必要な要件を擦り合わせる必要があります。
さまざまなシステムが出回っているため、製品を絞り込むのは容易ではありません。期間に余裕を持たせて、導入までの計画を立てた方が良いでしょう。

社内への周知が必要

労務管理システム導入には、社内への周知が不可欠です。
稟議を通すためには、経営陣に労務管理システムの必要性を理解してもらう必要があります。
もちろん経営陣だけではなく、システム導入の目的を社員とも共有しておかなければなりません。
また、操作方法や業務の流れがどのように変わるのかを、事前に社員へ説明しておく必要があります。
導入前後は、担当者の負担が大きくなってしまう点もデメリットと言えるでしょう。

労務管理システムには、業務を効率化できるメリットがあります。しかし、自社の就業規則や業務、システムを利用する社員に合わせたサービスを選ばなければ、期待していたような効果を得ることはできないでしょう。
労務管理システムのメリットを得るためには、自社に合った製品の見極めが大切です。事前にどのような機能が必要なのかを、社内で話し合って起きましょう。
続いては、労務管理システムの導入形態について解説します。

オンプレミスとクラウドの違い

労務管理システムの導入形態は、オンプレミスとクラウドの2種類に分けられます。
オンプレミスは、自社でサーバーを用意して利用する形態で、クラウドと比較すると初期費用が高くなりがちです。しかし、月々の費用を抑えられるため長期的に見れば、クラウドより費用を抑えられる可能性も。
クラウドは、ベンダーが用意したサーバーに接続してシステムを利用する形態です。オンプレミスと比較すると月額料金が高くなる傾向にあるため、長期的にはコストが高くなる可能性も。一方で、自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用を抑えられます。
また、アップデートは自動的に行われるため、常に最新のシステム利用できる点もクラウドのメリットと言えるでしょう。

労務管理システムの導入事例

労務管理システムがどのようなシステムなのかをご紹介してきましたが、メリット・デメリットだけでは、具体的な効果をイメージしにくいのではないでしょうか。
そこで、実際に労務管理システムを導入した会社の事例をご紹介します。

あなぶきメディカルケア株式会社

あなぶきメディカルケアは、介護関連事業を展開している香川県の会社です。同社では、SmartHRの労務管理システム「SmartHR」を採用しています。
システム導入前は、年間200名ほどの入退社手続きを1名のスタッフが担当。加えて、契約更新業務も同じスタッフが担当していたため、いかに負担を軽減できるかが課題になっていました。さらに、紙ベースで業務を行っていたため、時間と手間がかかる上にミスによる個人情報漏えいのリスクもあったそうです。
そこで、負担軽減と業務の効率化を目的に労務管理システムを導入することになりました。
同社のスタッフの中には、デジタルツールに苦手意識を持つ人が多かったため、使いやすさを重視してSmartHRの採用を決定。業務の効率化に成功したほか、年間約8,000枚の紙を削減しました。
上記のような短期的なメリットだけではなく、ペーパーレス化によって、保管コストや書類紛失のリスクの解消にも成功しています。

株式会社くしまアオイファーム

くしまアオイファームは、さつまいもの生産から加工・販売を一貫して手掛ける宮崎県の会社です。ネオキャリアが提供する労務管理システム「jinjer」を導入しています。
労務管理システム導入前は、タイムカードで勤怠を管理していました。しかし、スタッフがほかの部門へ応援に行くなどのイレギュラーが発生することも多く、確認作業が煩雑に。 また、有給休暇の申請書の紛失が原因で、申請者と承認者の間で意見の食い違いが起こるなどの問題も抱えていました。
複数の勤怠管理システムを比較し、費用対効果の高さと使いやすさを理由にJinjerの導入を決定。Jinjerを導入したところ、誰がいつどこで勤務しているのかを正確に管理できるようになり、2日掛かっていた集計業務が半日にまで短縮されました。勤怠管理システムの導入をきっかけに、スタッフの勤怠管理に対する意識も高まったとされています。
有給休暇の管理も効率化され、会社全体で有給取得率も向上しました。

株式会社アグレックス

アグレックスは、クライアントの業務を一括受託するビジネスプロセスアウトソーシングなどの事業を手掛ける会社です。
全国各地にオフィスがあり、正社員が約2,000名、有期雇用者が約1,800名勤務しています。
以前は、紙と印鑑による事務処理がメインでしたが、会社が成長するにつれて紙ベースの業務では対応が困難に。また、地方拠点に均一なサービスを提供するのも難しくなりつつありました。
そこで、操作性の高さと対応帳票数の多さを理由に、エフアンドエムの労務管理システム「オフィスステーション労務」の導入を決定。システム導入前は、各拠点に期限を指定して書類の提出を依頼しても、社内便の都合で間に合わないことも珍しくありませんでしが、システム導入によって申請手続きが電子化され、地方拠点にも迅速で均一なサービスの提供が可能に。
電子化によって、工数の減少や業務の精度が向上したため、管理部門の残業も減少したとされています。

労務管理システムの導入前に確認すべきポイント

労務管理システムを選ぶ際には、操作性やサポート体制、コストなどいくつか確認しておくべき大切なポイントがあります。
ここからは、どのような点に注意して労務管理システムを選べばよいのかをご紹介しましょう。

操作性

必ず導入前に、労務管理システムの操作性を確認しておきましょう。
業務を効率化できる労務管理システムですが、自社のオペレーションに操作性が合わなければ、期待したような効果は得られません。加えて、労務管理システムは従業員も使用するため、全員が扱える製品を選ぶことが大切です。
ITツールに慣れていない従業員が多い場合は、操作がシンプルな製品を選んだ方が良いでしょう。可能ならトライアルを利用して、使い勝手を確認しておくことをおすすめします。

コスト

料金体系が自社に合っている労務管理システムを選びましょう。労務管理システムの料金体系は、ベンダーによってさまざまです。
多機能で高額な料金設定のシステムのほか、最低限の機能に絞った安価なプランも存在します。各種機能がオプションになっており、必要な機能を選んで利用するシステムも。
コストだけを比較するのではなく、自社にとって必要な機能は基本料金で利用できるのか、オプションとして追加するのかなどをしっかりと確認しましょう。

機能と対応範囲

労務管理システムの機能と対応範囲をチェックしておきましょう。
労務管理システムによって、対応可能な業務や帳票の種類は異なります。そのため、自社に必要な帳票や効率化したい業務に対応しているシステムを選ぶことが重要です。
適切な製品を選ばなければ、せっかく導入したシステムが無駄になってしまいます。システム選びの前に、どのような業務を効率化したいのかを、社内で話し合って明確にしておいた方が良いでしょう。

セキュリティ対策

労務管理システムでは、機密性の高い情報を扱います。セキュリティ対策がしっかりしたサービスを選ばなければ、個人情報が漏えいするリスクも。暗号化やアクセス制限など、セキュリティ関連の機能を必ずチェックしましょう。
また、クラウドであればベンダーのセキュリティ対策も重要です。ISMSなどの認証を受けている会社であれば、一定のセキュリティ対策を講じているベンダーと判断できます。
従業員に対しても、システムの導入に合わせて情報漏えいについて注意喚起しておくとよいでしょう。

サポート体制

ベンダーのサポート体制も労務管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。
サポートの内容は、ベンダーによって異なります。トラブルが発生した際の窓口として、電話やチャットなどどのような形態の窓口が利用できるのかを確認しておきましょう。労務管理システム自体ももちろん重要ですが、自社に必要なサポートを提供している会社の製品を選ぶことも大切です。
そのほか、運用支援の有無やトライアルの有無なども確認しておくと良いでしょう。

外部システムとの連携

導入前に、どのような外部システムと連携できるのかをしっかり確認しておきましょう。基幹システムをはじめとするほかシステムとの連携により、効率化できる業務が異なります。他のシステムとの連携を前提としてシステムを選ぶことで、会社全体の業務効率アップにも影響するでしょう。
すでに使用している給与計算ソフトなどがある場合は、既存のシステムと連携できる製品を選ぶことがおすすめです。将来的に導入を検討している基幹システムがある場合も、対応状況を確認しておきましょう。

労務管理システムの導入で業務効率化を目指そう

ここまで、労務管理システムのメリット・デメリットや選び方、導入事例などについて解説しました。
便利な労務管理システムですが、自社の業務と相性の良いシステムを選ばなければメリットを得られません。システム選びの前に、どのような業務を効率化したいのかを明確にしておきましょう。
相性の良い労務管理システムを見つけるためには、複数のサービスを比較することが大切です。しかし、労務管理システムは種類が多いため、候補を絞るだけでもかなりの労力を要します。
そこで、営業・バックオフィス・情報システムなど、様々な分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できるアイミツSaaSが厳選したおすすめの労務管理システムをピックアップしました。
労務管理システム導入の検討中の方は、こちらの記事をご覧ください。

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著者 | アイミツSaaS編集部

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作成日:2021-07-07 13:30:51 更新日:2021-07-07 13:30:51