ビジネスチャットツール

作成日:2021-07-05 11:32:45 更新日:2021-07-19 19:19:45

ビジネスチャットのマナーとは|社内の運用ルールを作ろう【2021年最新版】

ビジネスチャットは便利なコミュニケーションツールですが、利用に際しては一定のマナーがあります。このページではビジネスチャットを有効活用するためのマナー・運用ルールについて紹介をします。

ビジネスチャットのマナーとは|社内の運用ルールを作ろう【2021年最新版】

社内の業務連絡や情報共有を効率化に課題を抱えている方はビジネスチャットの導入を検討する時期にきています。

ビジネスチャットを導入すれば社内のコミュニケーションが効率化します。情報共有にも便利でテレワークでも重宝するでしょう。

しかし、ビジネスチャットを効率的に使うには、導入に際して一定のルール・マナーも必要です。

今回は、これからビジネスチャットの導入をお考えの方に向けて、ビジネスチャットの運用に役立つマナーについて解説します。

ビジネスチャットはマナーが大切

ビジネスチャットツールとは業務利用を前提として開発されたコミュニケーションツール。チャットツールには個人用もありますが、企業で利用をする場合はビジネス用の利用を検討することがおすすめです。
一般的なチャットツールとの違いは、ビジネスチャットツールは業務利用に特化した機能が充実している点にあります。具体的にはセキュリティレベルが高く、管理者によるアカウントの管理も可能です。また、チャットのログ管理も容易で、社内だけでなく社外とのコミュニケーションにも活用できます。

ビジネスチャットツールは非常に便利なツールですが、対面でのコミュニケーションではないため、使い方を間違えると思いがけないトラブルが発生することも。
そのため、適切な運用には正しくマナーを守ることが重要です。  

ビジネスチャットで陥りがちな失敗例

ビジネスチャットは遠隔地にいてもリアルタイムで意思疎通ができるため、導入をすれば多くのメリットがあります。しかし、使い方を間違えると期待した効果を得られないこともあります。ここでは導入後によくある失敗例を紹介します。

一斉送信への対応漏れ

ビジネスチャットでありがちな失敗として挙げられるのが、一斉送信への対応漏れです。

伝達事項を対象者に一斉送信できるのはチャットツールの便利な点ですが、受け手側の立場では担当業務に関する連絡も、全体周知も同様に送られてきます。

チャットは全てのメッセージが時系列で表示されるため、古いメッセージは過去のものとして流れてしまうことも。そのため、意識が担当業務に関する連絡のみに集中してしまい、全体送信の中にある大切な連絡を見逃してしまうことがあります。一斉送信の中にも重要事項が含まれていても、未対応になる恐れもあるため要注意です。

利用率が低い

ビジネスチャットは便利なツールですが、導入をしても社内で普及しないケースもあります。せっかく導入をしても導入が進まなければ宝の持ち腐れとなってしまうでしょう。

利用率の低さで失敗をするのは導入前からビジネスチャットの活用法を周知・統一しておかないケースです。

普及が進まないのは、主にそれまで使っていたコミュニケーションの手段と新しいツールが混在している時で、失敗すると既存のやり方が残り、情報共有も古いスタイルのまま変わりません。

やりとりが流れてしまう

ビジネスチャットはメッセージが時系列で流れていくため、時間の経過とともに過去のやりとりは埋もれていきます。他愛もない伝達事項や既に知っている情報であれば問題ありませんが、重要情報や機密情報を見落としてしまうと一大事です。

ビジネスチャットの連絡はプロジェクトごとに区別されてないため、それだけ会話の流れるスピードも速く記録も断片的になります。さまざまな情報が交錯すると対応すべき事柄を失念してしまう恐れもあるので、特に連絡事項が多い場合は要注意です。

業務外の会話が頻繁に発生

ビジネスチャットツールは時間や場所を問わずリアルタイムで意思疎通が図れる点はメリットだと言えるでしょう。
また社員同士の気軽なコミュニケーションはビジネスチャットの魅力です。

しかし、手軽で魅力あるがゆえに休日や時間外にまでやり取りが頻繁に発生してしまう点はデメリットだと言えます。24時間365日コミュニケーションが取れる状況が却ってストレスになってしまうこともあるでしょう。

また、ビジネスチャットツールを使えば簡単にコミュニケーションをとれますが、利用が頻繁になると意識がそちらに向いてしまい、結果として業務効率が下がる恐れもあります。

機能を使いこなせていない

ビジネスチャットを導入しても機能を使いこなせない場合は失敗に終わります。

ビジネスチャットはチャット機能以外にさまざまな機能があり、例えば重要な内容の保存機能や、タスク保存機能、検索機能などを使いこなせないとメリットを十分には得られないでしょう。

機能を使いこなすには導入時の教育が必要で、十分な説明会を設けたり、利用に際してサポートをつけるなど、全ての社員が使いこなせるような工夫をする必要があります。

長文で送ってしまう

ビジネスチャットは日常的な業務の連絡に適しており、基本的にメールのような長い文章を送るのには不向きなツールだと言えます。そうしたチャットの特性を理解せず、メールの様な長文を送ってしまうのはNGです。

ビジネスチャットのメリットは端的なやりとりができる点で、上手に活用すればスピーディなプロジェクトの進行を図れます。時候の挨拶は不要で、定型文なども極力完結に記すのがベストです。一方、メールは長文で重要事項を記すのに適しています。両者の違い、特性をよく押さえた上でで上手に使い分けると良いでしょう。

ビジネスチャットを有効活用するためのポイント

ここからは、ビジネスチャットを有効活用するためのポイントについてお伝えします。ビジネスチャットを使う際は特にどのような点を意識すると効果的なのでしょうか?

結論ファーストでやりとりを行う

ビジネスチャットを使うときは、結論ファーストでやりとりを行うようにしてください。
ビジネスチャットツールは業務連絡で使うため、端的な文章を心がけ、長文をだらだら書かないことが大切です。まず、どのプロジェクトについての連絡なのか、要件を明確にしたうえで、伝えるべきことを簡潔に表現するとよいでしょう  

全員がクイックレスポンスを心がける

ビジネスチャットでメッセージが来たら、素早いレスポンスを心掛けるようにしましょう。
チャットは時間の経過とともにやり取りが流れてしまうので、できるだけスピーディーな返答を心掛けるようにしてください。もし、どうしても返事ができない場合は「〇時までには返答をします」など返信タイミングについて回答をしておくと不要なトラブルは避けられるでしょう。
ビジネスチャットの利用者全員ができるだけクイックレスポンスを心がけると業務が円滑に進みます。そのためには、全員でビジネスチャットツールを活用していく雰囲気や心掛け、マナーを守る意識が大切です。  

相手への配慮を忘れない

ビジネスチャットツールを使うときは、常に相手に対して配慮を持つことが大切です。

チャットはいつでも、どこでも使える便利なツールですが、相手がどのような状況にあるかは分からないため、レスポンスに過度な期待を持つことは避けるべきでしょう。

特に業務で忙しいと気、手が離せないときはチャットの返信ができないため、クイックレスポンスを期待しすぎると職場環境がストレスフルになります。チャット疲れをおこさないためにも、相手には過度の期待をしない、返信がない=忙しいと解釈する、返事が欲しいときはいつまでに要返信と伝えるなど、お互いに気持ちよく使える工夫をするようにしてください。

ビジネスチャットの文化を作る

ビジネスチャットを有効活用するには、社内にビジネスチャットの文化を醸成することも大切です。

ビジネスチャットについているスタンプや「いいね!」マークなどで反応を示すと、相手に親しみやすさや好印象を持ってもらえるでしょう。

また、チャットツールはスピード感あるコミュニケーションに適しているため、ビジネスマナー上は文章が正確であることは大切ですが、チャットについては多少の誤字脱字はOKとするなど許容範囲を広げておくと利用率も高まります。

そのほか、明るい雰囲気でやりとりができる文化を作るなど、若手社員の意見を積極的に取り込みつつ、職場の一体感を高めるために活用することもおすすめです。  

雑談はほどほどに控える

ビジネスチャットツールを効率的に使うには、雑談をほどほどにすることもマナーとしては大切です。

チャットツールはコミュニケーションを活性化するため、社内の明るい雰囲気を明るくするのに一役買いますが、過度の雑談が入ると業務効率は低下します。そのため、ビジネスチャットを適切に活用するには、社内のモラルを保つ努力が必要です。ビジネスチャットツールの導入に際しては本来の目的を見失わず、脱線が多くならないよう、一定のルール作りと事前の社員教育を行う必要があるでしょう。

業務時間外で利用しない

ビジネスチャットはスマホでも利用できるため、業務時間外にも端末にメッセージが送られてきます。

スピード感あるコミュニケーションには便利ですが、常時使用しているとオンとオフの切り替えができません。24時間365日業務連絡がくる環境は肉体的にも精神的にも休まりません。業務効率を上げるにはプライベートのメリハリをつけることも大切です。

そのためには、社員同士でプライベートを気遣い、業務時間外の過度な連絡を控える、利用上のマナーは守るなど事前の取り決めをしておくと良いでしょう。

導入初期は積極的にコミュニケーションをとる

ビジネスチャット導入初期は、意識的にツールを使ってコミュニケーションをとるとスムーズに定着をします。

既に使い慣れたコミュニケーションツールがある場合は、スムーズに移行するためにも、努めて新しいビジネスチャットを使って連絡するようにしましょう。導入初期にスムーズな定着ができない場合は、システムの移行が失敗に終わる恐れがあります。

社員同士のコミュニケーションの手段は複数あると思いますが、特に導入時期は敢えて連絡はツールに統一するなど、有効活用につながるようなルール作りをしておくと良いでしょう。  

豊富な機能を活用する

ビジネスチャットにはコミュニケーション機能以外にも機能が豊富が搭載されています。

例えば、メッセージやタスクの保存、ファイル共有、電話・ビデオ会議機能、検索機能などがありますが、これらの機能は多くの製品で標準装備しています。搭載機能をフル活用すれば業務上のコミュニケーションは劇的に効率化するので、ビジネスチャットを導入したらぜひ積極的に活用してください。

ビジネスチャットはマナーを守って運用しよう

いかがでしたか。ビジネスチャットのマナーと社内の運用ルールに関する特集は以上です。

ビジネスチャットを有効に使えば業務の大幅な効率化とコミュニケーションの活性化が図れます。

大変便利なツールですが、導入に際しては業務時間外での利用を控えるなど一定のルール作りは必要です。

ビジネスチャットを上手に活用すればチームワークを高められるので、積極的に使っていくよう呼びかけていきましょう。

これからビジネスチャットの導入をお考えの方で、どんなサービスがあるのか知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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