Web会議

作成日:2021-07-01 11:49:59 更新日:2021-07-02 11:43:30

Web会議システムとは?テレビ会議システムとの違いまでわかりやすく解説|導入時に気をつけるべきポイントは?

Web会議システムは、映像や音声を通じてコミュニケーションを図るツールとして近年注目を集めています。数多くのWeb会議システムがある中で、導入する際のポイントや注意点、そしてよく間違えられるテレビ会議システムとの違いなどを徹底解説します。

近年、多くの企業で導入が進められているWeb会議システム。このツールを使うと、遠方の人と実際に会っているかのように会議をすることが可能です。

働き方改革が進むなか、俄然注目を集めているWeb会議システムですが、詳しい概要についてはまだまだ知られていません。特にテレビ会議システムと間違われやすいのですが、この2つはシステムが全く異なるものです。

今回はWeb会議システムについてクローズアップし、特徴、メリット、機能について徹底解説します。

1. Web会議システムとは

Web会議システムとは、遠隔地にいる人と映像や音声を通じてコミュニケーションを図るためのツールです。

やり取りはインターネット回線を通じて行うので、ネット環境とPCさえあれば世界中のどこにいても会議に参加できます。スマホやタブレットも使用できるので、外出先から会議に出席することも可能です。相手の顔を見たり声を聞くだけでなく、資料共有もできるので、実際の会議室にいるかのように話し合いを進められるでしょう。

Web会議システムの使用に際しては、専用機器は必要なく、カメラやマイク、スピーカーといった簡易機器とネット回線があれば通信を行うことが可能。テレビ会議システムと比べると費用もそれほど高額ではありません。

2. Web会議システムの特徴

Web会議システムの最大の特徴は、専用機器が必要ない点です。

従来は遠隔コミュニケーションを行うのに大規模な装置、複雑な設定、莫大なコストが必要でした。しかし、Web会議システムはそうした大がかりな機材や設定は必要ありません。利用するのはPC、スマホ、タブレット等のデバイスとインターネット回線のみとなっています。

映像や音声は、インターネット回線の通信帯域を圧迫することがないよう圧縮して送受信する必要があります。データ圧縮することを「エンコード」元に戻すことを「デコード」と呼びますが、Web会議システムでは専用のソフトウェアでエンコード、デコードを行います。

サーバーは運営会社が提供する外部サーバーを利用するクラウド型、自社でサーバーを構築するオンプレミス型に分かれます。一般的にはクラウド型よりもオンプレミス型の方が、導入費用は高額でセキュリティ面は安全とされていますが、近年はクラウド型も万全の対策がとられており、遜色ないレベルで使うことができるでしょう。

3. Web会議システムの導入によるメリット

それでは、実際にWeb会議システムを導入するメリットをお伝えしていきます。

3-1. 会議の場所を選ばない

Web会議システムの良さは会議の場所を選ばないことです。

従来の遠隔コミュニケーションシステムのように、専用機器が必要の場合は、機材を設置している場所でないと会議に参加できませんでした。自ずと場所は会社の会議室などに限定されます。

しかし、Web会議システムは専用機器を必要としないので、会議室でなくてもインターネット回線とPC、スマホ、タブレットなど端末があれば通信を行うことが可能。外出先からでも気軽に会議に参加できるので、利用場所に際して制約がない点は大きなメリットです。

3-2. 出張コスト削減

Web会議システムを利用すれば、遠隔地にいる人が会議に参加するためにわざわざ遠くまで出かける必要がありません。今いる場所から会議に参加できるので、移動にかかる宿泊交通費を節約可能です。

また、移動時間を本業に充てられるので、経営効率も上がります。Web会議システムを利用するには、一定の費用がかかりますが、出張コストと比較すれば格安だと感じる人が大半でしょう。

3-3. コミュニケーションの活性化

全国各地に支店がある会社の場合、Web会議システムを使えば、本社の意思をリアルタイムで伝達することが可能です。重要会議を共有し、タイムロスなく方針を共有できれば、遠隔のハンディはなくなります。

また、特に支店のない会社でも、Web会議システムを使うことで、社内で情報共有の迅速化を図ることができ、経営者、管理者の伝えたいことがすぐに伝わります。Web会議システムは、遠く隔れた人同士のコミュニケーションを活性化するのはもちろん、同じ社内で情報を共有する必要があるときにも有効活用できるのです。

4. テレビ会議システムとは

テレビ会議システムは、専用ハードウェアを使い、専用線やISDNを通じて映像や音声を送受信し、リアルタイムで遠隔地の人とコミュニケーションを行うためのものです。近年では、インターネット回線を通じて通信を行うテレビ会議システムも登場しています。

Web会議システム同様、映像や音声は膨大なデータ量となるため、送受信の際は通信帯域を圧迫しないよう、エンコード、デコードをすることが必要です。先ほども少し説明しましたが、テレビ会議システムは専用ハードウェアを使ってデータ圧縮および復元を行います。Web会議システムはデータ処理をソフトウェアを使って行うので、その点が一番の大きな違いでしょう。

専用機器が必要となるテレビ会議システムは、自ずと会議を開く場所も限られます。会社の会議室など特定の場所に機材を置き、そこにメンバーが集まって外部とのコミュニケーションを図ることになります。

テレビ会議システムは専用機器を使ってデータ処理を行うため、映像も音声も高品質で通信も安定しています。しかし、利用に際してはハードウェアおよび周辺機材を揃える必要があるので、導入費用が高額になりがちです。

5. Web会議システムとテレビ会議システムとの違い

それでは、Web会議システムとテレビ会議システムの具体的な違いについて、各項目に分けて説明していきます。

5-1. 費用

Web会議システムとテレビ会議システムを費用面で比較すると、Web会議システムの方が専用機器を必要としない分、導入費用はリーズナブルです。Web会議システムは、毎月定額料を払って利用するのが一般的です。

テレビ会議システムは専用機器の購入費用がかかるので、初期導入費用が高額です。その他、保守点検費用、利用料も必要となります。

5-2. 安定性

Web会議システムは映像や音声のエンコード、デコードをソフトウエアで行うため、テレビ会議システムと比較すると安定性には欠けます。また、インターネット回線状況の影響を受けやすく、場合によっては音声が遅れたり、乱れたりすることもあるでしょう。

一方、テレビ会議システムは専用機器を使ってエンコード、デコードの処理をするのでWeb会議システムより映像、音声は安定しています。

5-3. 機能性・操作性

機能性、操作性についてはWeb会議システムもテレビ会議システム共に工夫されており、簡単な操作で会議が始められるようになっています。

むしろ、機能性&操作性については、Webかテレビかというよりは、運営会社のシステムによる部分が大きいので、各社の特徴をよくとらえておくことが必要です。

5-4. 主な利用シーン

テレビ会議システムは、会議開催が専用機器のある場所に限定されるので、会社の会議と外部をつなぐために使用します。テレビ会議システムはカメラのレンズも大きく、大人数の会議の参加者を全て映せるので、大規模な会議にも利用できます。

一方、Web会議システムはインターネット回線と端末があればどこでも利用できますが、カメラレンズが小さいので大人数の会議だと参加者を全員映せない点はネックです。そのため、Web会議システムはプライベートなデスクトップから1対1、1対2~3人の少人数同士のコミュニケーションをとるのに適しています。

6. Web会議システムの主な機能

テレビ会議システムと比べてWeb会議システムは比較的導入しやすく、料金面もリーズナブルで人気もあります。そこで、肝心な中身となる主な機能を確認していきましょう。

6-1. 離れた相手とのコミュニケーション

Web会議システムは、離れた相手とのコミュニケーションをとるためのツールであり、映像や音声を送受信できる機能が備わっています。近年は高品質のカメラを搭載しているものが多く、あたかも相手と実際に会っているかのように細かい表情、クリアな音声、その場の空気感を伝えられます。

また、資料共有機能などもあるので、実際の会議のように必要な資料を見ながら話し合いをすることも可能。資料は双方向から編集もできるので、プレゼンテーションなどにも活用できるでしょう。

6-2. リモート操作

Web会議システムにはリモート操作機能があり、自宅のパソコンから会社のパソコンのデスクトップを呼び出して操作できます。情報漏洩のため、PCを社外持ち出し禁止という場合も多いですが、リモート操作機能を使えば必要な作業をするだけなので、情報が洩れるリスクはありません。

自宅でも会社のPCにアクセスできれば在宅勤務も可能です。働き方改革を進めるツールとしても活用できるでしょう。

6-3. ホワイトボード機能

Web会議システムにはホワイトボード機能もあり、ツールの中にあるペンで自由にメモをできます。書いた内容はデータとして保存され共有も可能。実際の会議のように、必要に応じて自由に書き込みできるので大変便利です。

なお、ホワイトボード機能はついているサービスと、そうでないものがあるので、この機能がマストという場合はホワイトボード機能が搭載されている製品を選ぶことをおすすめします。

7. Web会議システムのセキュリティ対策

Web会議システムのセキュリティは、クラウド型かオンプレミス型かで大きく内容が分かれます。

Web会議システムの多くは外部サーバーを利用するクラウド型。一般的にクラウド型はその構造上、ハッキングなどのリスクを0にするのが難しく、セキュリティ面は脆弱であると言われています。しかし、近年は各社セキュリティには大変力を入れており、通信内容が外部に漏れたり、共有データが閲覧されたりすることはまずありません。

一方、オンプレミス型は自社でサーバーを構築するのでセキュリティ対策も自社仕様で万全を期すことが可能。機能も自在にカスタマイズできるので、機密情報を扱う企業にはおすすめですが、導入費用が高いのでその点はネックです。

クラウド型、オンプレミス型それぞれ一長一短あるので、それぞれの特徴をよく捉えて、自社に合うものを選ぶようにして下さい。

8. Web会議システムの導入における注意点

Web会議システムを導入すると決めたら、次の3つの点に注意してシステムを選ぶようにしましょう。

8-1. 映像&音声の品質

Web会議システムは専用機器を使わずに、インターネット回線を使用して通信を行います。データの処理はソフトウェアが行うので、専用機器を利用するテレビ会議システムに比べて通信が不安定になりがちです。

また、ネット回線状況によって映像が乱れたり、音声が遅れたり、途中で通信が切断されることもあるでしょう。しかし、最新技術を駆使して滑らかな映像、クリアな音声を提供しているものも多くあるので、ストレスなく会議をしたい方は品質についてしっかりチェックをして下さい。

8-2. 機能性&操作性

Web会議システムは機能の豊富さも重要なポイントです。ただの会議システムでなく、プラスαの機能を期待したい方は特に内容をよく確認しましょう。

操作性については、簡単に使えるものをおすすめします。ときに外部の人も招待するには、誰でも直感的に使いこなせるものでないと却って不便です。また、外国人相手に会議を行う可能性がある場合は外国語対応しているかどうかもチェックしておきましょう。

8-3. 料金プラン

Web会議システムは料金プランも要チェックです。どんなに素晴らしいツールでも、利用料金が経営を圧迫する程高額なものは選ぶのは不適切です。

初期導入費用、ランニングコストは予算の範囲内か、コストパフォーマンスは良いか十分に検討して導入することをおすすめします。

9. まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はWeb会議システムについて詳しく解説しました。

Web会議システムは会議の場所を選ばず、ネット回線が通じていれば、いつでも、どこでもデバイスを使って会議に参加できるツールです。会議参加のための移動費用は必要ないので、コスト削減にも貢献します。

テレビ会議システムとの最大の違いは専用機器の有無です。テレビ会議システムは専用機器が必要で、機材を設置しているところでしか利用できませんが、Web会議システムは専用機器は必要としていません。

いずれも優れた会議システムですが、導入が手軽なのはWeb会議システムと言えるでしょう。多くの運営会社が無料体験を行っているので、興味のあるものは一度使い勝手を試してみることをおすすめします。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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