【2024年最新】Garoonと連携可能なワークフローシステム4選
ワークフローシステムと別システムの連携を考えている方も多いでしょう。そこでおすすめなのが、Garoonと連携可能なワークフローシステムの導入です。Garoonはコミュニケーション機能が豊富という特徴があり、外出中でも承詳の詳細を確認をすること可能。そのため、ワークフローの改善を図れます。
この記事では、Garoonと連携可能なおすすめのワークフローシステムを厳選してご紹介。Garoon連携のメリットやワークフローシステムの選び方も詳しく解説していきます。
- ワークフローを紙で運用する場合の課題
- Garoonと連携可能なワークフローシステムを導入するメリット
- ワークフローシステム(ソフト)の選び方
- 【比較表】Garoonと連携可能なワークフローシステム
- Garoonと連携可能なワークフローシステム4選
- まとめ:ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ
ワークフローを紙で運用する場合の課題
もそもワークフローとは、業務を誰がどのように開始し、判断、処理を行い完了させるかの流れを言います。例えば、消耗品の発注をする場合、使用者が購買申請書を作成、それを上司、管理部門長が承認し、総務担当者が書類を基に発注をかける、この流れがワークフローです。
これを紙で運用する場合、適切な申請書の探索、承認者の調査、輸送、保管などの作業が必要です。1つ1つは小さな手間ですが、これが1人ずつ重なっていくと業務効率は大幅に減少してしまうでしょう。紙による運用における問題点を解決できるのがワークフローシステムの導入です。
ワークフローシステムはこれらを自動化するためにつくられたものであり、決済後もデータや電子ファイルとして保管されるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。
Garoonと連携可能なワークフローシステムを導入するメリット
Garoonはサイボウズから提供されているグループウェアであり、画面設計となっているためパソコンの操作が苦手な人でもわかりやすく、使いやすいことが特徴です。またGaroonと連携させることでよりワークフローをスムーズ進めることも可能。
ワークフローシステムを導入する際の問題点として、申請書の提出のみでは詳細が分かりにくく、申請者に直接確認をする必要があり結局流れが滞留してしまう、というものがあります。
Garoonにはコミュケーション機能が豊富であり、これらを活用することで直接会うことなく詳細を確認し承認を行えます。またそのほかにも業務効率を向上させる機能が多く、ワークフローシステムとの相乗効果により効率性アップに期待できるでしょう。
ワークフローシステム(ソフト)の選び方
ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。
目的に合う機能が搭載されているか
ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。
既存システムやフォーマットとの連携
ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。
別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では、より詳しい選び方や、2024年最新のおすすめワークフローシステムを解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
【比較表】Garoonと連携可能なワークフローシステム
ここからはGaroonと連携可能なワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、Garoonと連携可能なワークフローシステム選びの参考にしてください。
Garoonと連携可能なワークフローシステム4選
ワークフローシステムはさまざまな特徴を持つものが提供されており、Garoonとの連携が可能なワークフローシステムも人気を集めています。今回はそのなかから、おすすめのサービスを4つ紹介します。
コラボフローは、Excelで作成した申請書をそのまま申請フォームに変換できるワークフローシステムです。コラボフローはサイボウズのオフィシャルパートナーであり、Garoonを含むさまざまなサイボウズ製品と連携できる点が魅力。
フォームは運用開始後でも追加や修正ができるため、素早く導入を行い随時改善を行いながらサイクルを回すことが可能。ワークフローは人と連携パーツをパズル感覚で配置・設定できるため誰でも気軽に操作が行えます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 申請履歴を参照できるので、似た内容の申請をする場合には、一から文章を作る必要がなく、効率的に業務をできる。
- 特に困ることなく、サービスを使用しました。チャットサービスなども使用しましたが、わかりやすく懇切丁寧でした。
Create!Webフローは、紙のイメージをそのままに、申請・決済業務を電子化できるワークフローシステムです。Garoonとの連携オプションがあり、Garoonのポータル画面上に小さくCreate!Webフローの画面を表示できるため、業務効率のさらなる向上に期待できるでしょう。
現在の運用を変える必要がなく、スムーズに導入が可能。証跡を残せるため内部統制の強化も行えます。フローの進捗状況をリアルタイムで確認することにより、紙の運用で起こるような業務の滞留も防げるでしょう。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- 紙媒体で回覧していた資料がデータ化でき、提出資料の紛失や「出した出していない」の問題が解決できた。また回覧の遅延状況も確認することができ、とても便利。
- ワークフローシステムについては詳しくは知らなかったが、客先担当者が親切に対応してくれるので助かっている。
X-point Cloudは、ワークフロー市場のベンダー別売上で2016~2020年度の5年間1位を獲得しているワークフローシステムです。
汎用性も高く、稟議書はもちろん、人事申請や交通費申請など社内で行われるさまざまな申請にも活用することが可能。
Garoon連携アダプタを使えば、Garoon上に承認依頼通知を出すことや、新規申請などの画面表示もできます。検査・集計機能もあることから、書類のデータベースとしても利用できるでしょう。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- IP制限
- 稟議、報告書など作業手順が決まっていて業務効率化やスピード向上に繋がる点が良い。 多くの仕事を熟す事も可能になった。
- 直感的な仕様で初めてでも迷う事なく使えました。他はまだ試した事がありませんが、今のところ満足出来ています。
ActionPassportは、Excelのフォームをそのまま電子化できるワークフローシステムです。フォームの選択画面にはキーワード検索があるため、申請書の種類が多く探すのに手間がかかる会社におすすめ。
GaroonにあるボタンをクリックするとActionPassportが呼び出せます。記入例をあらかじめ登録でき、操作方法をオンラインヘルプにまとめられるなどユーザー自身で問題点が解決できる機能が豊富です。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 冗長化
- 通信の暗号化
まとめ:ワークフローシステム選びで迷ったらPRONIアイミツへ
ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
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